Google ドライブには、毎週時間を節約する 5 つの統合機能が隠されています

Google は、Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Gmail、Google スライドなど、非常に便利な無料のオフィス アプリを多数提供しています。ただし、多くの初心者は、これらのアプリ間の統合を活用できません。 Google ドライブの機能を使用すると、多忙な作業を大幅に節約し、はるかに迅速に作業を完了できます。

Gmail の差し込み印刷で Google スプレッドシートのデータを使用する

スプレッドシートから受信者と個人用フィールドを取得する

クレジット: Google

同じ電子メールを多数の人に送信したい場合、それは面倒な作業になる可能性があります。挨拶として「Dear Sir or Madam」を追加することもできますが、あまり個人的な感じはしません。送信する電子メールが大量にある場合、すべての名前を手動で追加するのは非常に面倒な作業になる可能性があります。

Google ドライブを使用すると、プロセス全体がはるかに簡単になります。受信者のメール アドレスのリストと、受信者の姓名、会社名、予定日、口座番号などの情報の列を含む Google スプレッドシート ファイルを Google ドライブに保存できます。

この情報を手動で追加する代わりに、そのスプレッドシートを Gmail に接続できます。 Gmail は適切なプレースホルダーを使用してスプレッドシートから関連フィールドを取得し、各メールで受信者の名前やその他の個人用の詳細が使用されるようにします。利点は、誰かの詳細が変更された場合、スプレッドシートを更新するだけで、差し込み印刷で更新されたデータが使用されることです。

この機能を使用するには、対象となる Google Workspace アカウントが必要です。標準の個人用 Gmail アカウントでは機能しません。

Google ドライブ テンプレートを使用して同じファイルを再作成するのをやめる

車輪の再発明はしないでください

初心者の多くは、再利用したいドキュメントを作成します。次回使用するときは、保存したドキュメントを開いて新しいバージョンで上書きし、別の名前で保存します。時間が経つと、元のコピーに変更が入り込み始めたり、その一部が失われることさえあります。

より良い方法は、組み込みのテンプレートを使用することです。 Google ドライブで古いレポートや請求書を検索して編集する代わりに、まったく新しいテンプレートから始めることができます。 Google は、予算、会議メモ、プロジェクト計画などの一般的な文書用のテンプレートのライブラリを提供しています。

対象となる Google Workspace プランを利用すると、管理者がこの機能を有効にしている場合、組織は会社のロゴや連絡先の詳細などを含むテンプレートを含むカスタム テンプレート ギャラリーを作成することもできます。

グラフや表を Google ドキュメントやプレゼンテーションにリンクする

毎週新しいグラフを追加する必要はありません

前週のパフォーマンスについて毎週プレゼンテーションを行う必要がある場合は、先週のプレゼンテーションを取り上げ、グラフや表を削除し、Google スプレッドシートで新しい表やグラフを作成して、それらをプレゼンテーションにコピーします。おそらく、これに毎週時間を無駄にしたくないでしょう。

リンクされたグラフと表により、そのような面倒な作業が不要になります。 Google スプレッドシートでグラフや表を作成したら、それをリンクされたオブジェクトとして Google スライド プレゼンテーションまたは Google ドキュメント ドキュメントに挿入します。

グラフまたは表を更新するときは、ドキュメントを開いてリンクされたグラフまたは表を更新するだけです。その後、Google スプレッドシートに保存した新しいバージョンを反映するように更新されます。グラフが更新されると、プレゼンテーションに新しいバージョンを取り込むのに数秒しかかかりません。グラフや表の削除や置換に数分を費やす必要はありません。

Google フォームを使用して Google スプレッドシートにデータをフィードする

フォームの回答はスプレッドシートに自動的に表示されます

スプレッドシートは非常に便利ですが、スプレッドシートにデータを取り込むのは遅くて面倒な場合があります。人々の意見を求める電子メールを送信することはできますが、その場合、スプレッドシートで何か役立つことを行う前に、それらの回答すべてを手動でスプレッドシートに追加する必要があります。

Google フォームを使用すると、作業が大幅に楽になります。 Google フォームを送信すると、フォームを通じて送信されたすべての回答が、Google ドライブに保存されているリンクされた Google シートの新しい行として自動的に表示されます。情報の入力に時間を無駄にすることなく、すぐに情報の分析作業に取り掛かることができます。

Google ドキュメントで共同メールを作成する

ドキュメントに書いて Gmail で送信

Google ドライブの統合された性質を利用するもう 1 つの便利な方法は、共同作業用メールを作成することです。複数の人がメールの下書きに入力する必要がある場合は、Gmail で直接メールを作成する代わりに、メールの下書き構成要素を使用して Google ドキュメント ドキュメントで共同作業できます。

各ユーザーがドキュメントを編集して、他のユーザーがリアルタイムで見ることができ、全員が満足するまで作業を続けることができます。完了したら、Gmail で直接下書きを開き、準備した受信者、件名、メッセージを入力できます。

承認を得るために下書きメールを何度も送信し、その後最終バージョンを手動で送信する必要がなく、全員が同じ下書きに共同で作業でき、数回クリックするだけで送信できます。

Google ドライブはファイルを保存するだけではありません

Google ドライブはクラウドにファイルを保存する優れた方法ですが、それだけではありません。これを Google アプリ同士を接続するための接着剤として使用すると、時間と労力を大幅に節約できます。一度それが何ができるかを理解したら、もう戻ることはできません。