Google カレンダーをカスタマイズしてプロジェクトを管理し、ノイズを遮断した 4 つの方法

私は以前、主に予約や定期的な請求を追跡するために、ほとんど受動的に Google カレンダーを使用していました。これは特に不格好なアプリではありませんが、他のものではうまく機能させることができませんでした。

それは、私の理想的なシステムは、完全な概要と、物事をフィルタリングして一度に 1 つの領域に焦点を当てる機能を組み合わせたものでなければならないからです。責任を明確に分ける方法がなければ、すべてを一度に表示すると、圧倒されてしまう可能性があります。このため、イベントや Google タスクとの同期を伴うセットアップは、私にとってはまったくピンと来ませんでした。

最終的に、私はひらめきがあり、その逆ではなく、アプリを自分のニーズに合わせて適応させることにしました。そのため、最終的には、Google カレンダーのすべての機能が必ずしも統合されず、一部の機能が本来の目的とは異なる方法で使用されるシステムに落ち着きました。

生活の別々の分野に別々のカレンダーを作成する

すべてをまとめて表示することも、特定の領域に焦点を当てることもできます

まず、生活の特定の分野に対して個別のカレンダーを作成します。 Google カレンダーでは、同じビューで複数のカレンダーを結合したり、フィルターで除外したりするオプションが提供されます。そうすることで、全体像を見失わずに、同様に重要であるように見える取り組みが多すぎてストレスを感じることがなくなります。

これを行うには:

1. Googleカレンダーを開く コンピューター上で。

2. を見つけてください その他のカレンダー 左側のサイドバーのオプション。

3. そこにはプラスがあります(+） ボタン。それをクリックして選択してください 新しいカレンダーを作成する。

4. 今ならできる 名前を付けてください さらに詳細を追加します。

5. プロセスを繰り返す 作成するタスクのカテゴリごとに。

私の特定の設定では 3 つの別々のカレンダーが必要ですが、この方法を使用して必要な数だけ作成できます。 1 つは仕事用、もう 1 つは個人的なプロジェクト用、もう 1 つは請求書の支払いや医師の予約などの生活管理タスク用に作成します。

作成すると、[マイ カレンダー]セクションに表示されます。すべてのイベントの概要を確認するには、すべてのカレンダーのボックスにチェックを入れるだけです。カテゴリを分離するには、他のすべてのチェックを外します。

これで、イベントを追加し始めることができます。物事をシンプルかつ整然と保つために、イベント オプションを使用してすべてを整理します。 「タスク」はカスタマイズ性が低く、すべてのアイテムが自動的にカレンダーに統合されるため、煩雑になる可能性があるため、使用しないことにします。

Gmail から Google カレンダーにイベントを同期する

予約をインポートし、電子メールをカレンダーイベントに変換します

必然的に、一部のタスクは他の場所からもたらされるため、手動で入力する必要がある情報の量を減らすことが重要です。私は予約に Gmail アドレスを使用していますが、予約をカレンダーに自動的に統合する Workspace スマート機能があります。ホテルの予約、イベントのチケット、航空券、さらにはレストランの予約の確認メールにも使用できます。

これを有効にするには、Google カレンダーを開き、 歯車アイコン そして選択します 設定、次に下に 一般的な、 クリック Google Workspace のスマート機能 そして「」をチェックしてくださいGmail からのイベントを表示する。」

Gmail からイベントを手動で作成することもできます。メールを開いて三点メニューをクリックし、[イベントの作成]を選択します。これにより、Google カレンダーが開き、詳細を追加し、適切なカレンダーを選択して、イベントを保存できます。

大きなプロジェクトを小さなセクションに分割する

作業セッションをスケジュールし、関連するプロジェクト リソースを追跡する

カレンダーは必ずしもタスク管理アプリである必要はありませんが、ワークフローを調整してタスク管理アプリのように機能させることができます。以前は、Google カレンダーで大規模なプロジェクトを作成するのが特に困難でした。個別のタスクを多数追加すると作成される項目が多すぎ、それらのタスクをイベントと同じ方法で特定のセクションに整理できなかったためです。

そこで、Google ToDo を Google カレンダーと同期する代わりに、イベントを使用して大規模なプロジェクトを整理することにします。プロセスは非常に簡単です。メインタスクを別々のスロットに分割し、それぞれにイベントを作成するだけです。

私の個人的なプロジェクトの 1 つが、地元の慈善団体のロゴをデザインすることだとしましょう。これには複数回座る必要があるため、分割する必要があります。まず、スケジュールで利用可能な時間を確認し、次にすべてのセッションに一般的な「ロゴ デザイン」という名前を使用し、各セッションの詳細と手順をプロジェクトの説明に統合します。

各イベントの説明を使用して、そのセッション中に達成したいことをメモし、プロジェクトの概要、関連メモ、プロジェクト ファイル自体などの関連リソースへのリンクを含めます。

ファイルを添付するには: イベントを開く > 編集アイコンを選択 > Google ドライブの添付ファイルを追加を選択。

Google ドライブ以外のリソースの場合は、イベントの説明にリンクを貼り付けるだけです。

これにより、個別のタスクを多数追加することなく、作業が複数のセッションに分割されます。

定期的なイベントを自動化する

繰り返しのタスクを一度設定する

これはシンプルで小さなステップですが、物事を整理し、余分な作業を削減するのに大きな違いをもたらします。

毎日、毎週、毎月など、定期的に繰り返されるタスクがあります。イベントを作成するときにこれらを繰り返しとして設定することも、すでに作成している場合は編集オプションを使用することもできます。

これを行うと、Google カレンダーが選択した頻度で同じ時間帯に自動的に追加されるため、毎回再作成する時間を無駄にする必要はありません。

これを行うには、 イベントを開く > ドロップダウンメニューをクリックします それは「繰り返さない」と言う > タスクを繰り返す頻度を選択します。

これがほぼ核となるワークフローです。これは非常に基本的なものですが、カレンダーに情報を追加しすぎずに管理が容易になります。

ワークフローをさらに調整する

やり取りをしなくてもコラボレーションが容易になる

コアのワークフロー以外にも、私のシステムに不可欠な部分ではありませんが、言及しておきたい Google カレンダーの機能がいくつかあります。

イベントと並んで便利な機能の 1 つは予約スケジュールです。定期的に他の人との会議をスケジュールする必要がある場合、これにより、際限なくやり取りを行う必要がなくなります。

カレンダーにスロットを割り当てて、あなたの空き状況を知らせることができ、他の人も都合の良い時間を選択できます。このオプションは無料プランで利用できますが、複数の予約ページが必要な場合はサブスクリプションが必要になります。

また、スケジュールを日々管理しやすくするために、カスタム通知と可用性オプションを使用できます。カスタム通知を使用すると、特定のイベントのリマインダーを設定できます。イベントの「予定あり」および「空き」オプションは、コラボレーションに役立ちます。イベントによって利用可能性が妨げられるかどうかを決定できるため、コラボレーションが容易になります。

物事をシンプルに保つことでシステムの保守が容易になります

組織化を維持するために複雑なシステムは必要ありません。実際、セットアップとワークフローがシンプルであればあるほど、それに固執する可能性が高くなると私は主張します。多くの責任を抱えている場合、これを達成するのは難しい場合があります。だからこそ、私は生活のさまざまな領域を分離しながら、すべてを同じ場所に置くことにしました。