退屈なタスクリストを 10 分でミニ Excel アプリに変えてみた

タスク追跡ソフトウェアの多くは高価で、必要以上の機能が付いています。私は、必要なすべてを 3 つの簡単なステップで実行できる動的タスク トラッカーを構築しました。Excel for Microsoft 365 または Excel for the web があり、10 分の余裕があれば、それも可能です。

ステップ 1: 基本的なリストを作成する

2 つの列から始める

空のワークシートを開き、すべてのセルのフォントを次のように設定します。 16pt。それから、 D4という 2 つの列を作成します。 タスク名 そして 状態を調整し、 タスク名 列幅が広いので、タスクを書き込むのに十分なスペースがあります。

まずは10個の普通のタスクから始めましょう。後で実際のタスクに置き換えることができます。

• 歯医者の予約をする

• 電気料金を支払う

• 食料品を買う

• 重要なメールに返信する

• 冷蔵庫を掃除する

• コンピュータファイルをバックアップする

• 不要な購入品を返品する

• レンタカーサービスを予約する

• 保険を更新する

• 来週の食事の計画を立てる

2 つの列を選択して、 を押します。 Ctrl+T それらを Excel テーブルに変換します。 Excel がテーブルにヘッダーがあるかどうかを尋ねる場合は、そのボックスがオンになっていることを確認してください。

テーブルが選択されたままの状態で、 テーブルデザイン タブ、チェックを外します 縞模様の行 そして フィルターボタン。これにより、不必要な視覚的な邪魔がなくなり、テーブルがすっきりとした外観になります。また、同じタブの左側にあるテーブル名を次のように変更します。 T_タスクを押してから、 入力。

最後に、 状態 列を開きます。 入れる タブをクリックし、 チェックボックス。タスクが完了したら、各タスクの横にあるボックスをチェックできるようになります。

これで基本的な設定は完了です。これで、実際に何を達成したかを Excel で追跡できるようになりました。

ステップ 2: トラッカーを動的にする数式を追加する

Excel で進捗状況を追跡しましょう

重要なのは、タスクを追加して完了するときにすべてを最新の状態に保つ数式を使用することです。

ただし、ダッシュボードを追加する前に、少し時間を取って、ダッシュボードの幅を縮小してください。 A列 そして C くらいまで 20ピクセル。これらはメイン コンテンツの周りの単なるバッファーであり、レイアウトに少し余裕を与えます。

次に、ダッシュボードの上部でセルを選択します D2:E2 そして、 家 タブ、クリック 結合して中央に配置。次に、結合されたセルを次のように入力します。 ライトグレー、この数式を入力して、 を押します。 入力:

=COUNTIFS(T_Tasks(Status),TRUE)/ROWS(T_Tasks)

結果を次のようにフォーマットします。 パーセンテージ で 番号 のグループ 家 タブ。

次にタスクカウント領域を作成します。

で B4、 タイプ 合計タスク数をクリックし、テキストが快適に収まるよう列の幅を広げます。を選択します。 タスク名 テーブルの列ヘッダーをクリックし、 フォーマットペインタ のボタン 家 タブをクリックし、セルをクリックします B4、 合計タスク数 ヘッダ。このタイトル セルから枠線を削除し、テキストを中央に配置します。

次にセルを結合します B5:B6、明るい灰色の塗りつぶしを適用し、次のように入力します。

=ROWS(T_Tasks)

次に、PENDINGセクションです。これを最初から作成するのではなく、 合計タスク数 見出しと結果領域を選択し、セルに貼り付けます B8:B10。次に、TOTAL TASKS を次のように置き換えます。 保留中、見出しの背景を赤に変更し、既存の数式を次の数式に置き換えます。

=COUNTIFS(T_Tasks(Status),FALSE)

COMPLETED の場合は全体をコピーします 保留中 領域を指定してセルに貼り付けます B12:B14。テキストを次のように変更します 完了しました、背景を緑色の塗りつぶしでフォーマットし、変更します 間違い という式で 真実、最終的には次のようになります。

=COUNTIFS(T_Tasks(Status),TRUE)

最後に、長押しして結合した 4 つの領域を選択します。 Ctrl それらをクリックしながら、フォントサイズを約 26pt。水平方向と垂直方向の中央に配置します。 家 タブをクリックすると、ダッシュボードがセルのコレクションではなく、小さな生産性向上アプリのように見え始めます。

これらの数式の便利な点は、ダッシュボードを自分で保守する必要がないことです。テーブルに別のタスクを追加すると、合計が変わります。チェックボックスにチェックを入れると、保留中の数と完了した数も変わります。

ステップ 3: トラッカーに満足のいく仕上げを施す

完了したタスクを灰色にし、進行状況バーを目立たせる

トラッカーはすでに機能していますが、もう少し視覚的なフィードバックを与えることができます。まず、タスクが完了すると取り消し線が入った灰色に変わります。

全体を選択します タスク名 テーブル列、クリック 条件付き書式設定 で 家 タブをクリックして選択します 新しいルール。次に、クリックします 数式を使用して書式設定するセルを決定するをクリックして、次のように入力します。

=$E5=TRUE

クリック 形式 をクリックして、フォントの色をグレーに設定し、取り消し線を適用します。

タスクのチェックボックスにチェックを入れると、その名前に自動的に取り消し線が表示されます。小さなことですが、どの仕事を扱ったかがすぐにわかるので、リストに目を通すのがずっと簡単になります。

次に、上部のパーセンテージを適切な進行状況バーに変更します。

マージされた進行状況セルを選択し、次へ進みます。 条件付き書式設定 > データ バー > その他のルール。最小値を次のように設定します 数値 — 0 そして最大まで 番号 — 1。を選択してください 緑の塗りつぶし そして選択します 境界線なし。基礎となる数式は 0 から 1 の間の小数を生成するため、タスクを完了するたびにバーが大きくなります。

この時点で、正しく構築できたと仮定するのではなく、すべてをテストしてください。テーブルに新しい行をいくつか追加し、合計が変更されることを確認します。いくつかのチェックボックスにチェックを入れたり外したりして、保留中の数、完了した数、パーセンテージ、取り消し線の書式設定、および進行状況バーの反応を確認します。

タスクを完了し、これ以上リストを乱雑にしたくない場合は、そのテーブルの行を右クリックして、 削除 > テーブル行。テーブルが縮小し、ダッシュボードの数式が自動的に更新されます。

最後に、に行きます ビュー タブを押してチェックを外します グリッド線。私はこれを最後に行うのが好きです。これは、完成したトラッカーをスプレッドシートというより単純な生産性向上アプリのように感じさせる小さなディテールだからです。

Excel は非常に優れたマニアックな遊び場です

あと 10 分の余裕があれば、シンプルな折れ線グラフからおしゃれなタイムラインを作成して、個人的な組織をさらに一歩進めてみてはいかがでしょうか?私がこのようなプロジェクトが好きなのは、Excel が必ずしも仕事に関するものである必要はないということを思い出させてくれるからです。グリッド、数式、チェックボックス、書式設定でできることを試し始めると、空のワークシートが驚くほど空き時間を過ごすのに最適な場所になります。