どこに応募したか以外のこともわかる Excel ジョブ トラッカーを構築しました

数件以上の求人に応募したら、それらを追跡すること自体が仕事になることがあります。どこで応募したのか、いつ応募したのか、どのように応募したのか、誰と話したか、給料はいくらだったのか、返事があったかどうかを覚えておく必要があります。

すべての情報を 1 か所に保管するために Excel スプレッドシートを作成しました。次に、単純なアプリケーションのリストよりも便利になるいくつかの機能を追加しました。

すべてのアプリケーションを 1 か所で追跡できるようにしたいと考えていました

必要なものがすべて 1 つのワークシートにまとめられている

まず、求人検索トラッカーに期待される情報から始めました。役職、会社、業種、所在地、種類 (正社員、有期、臨時、契約)、スケジュール (フルタイム、パートタイム、フリーランス)、応募日、ステータス、メモです。これらは、すべてのアプリケーションについてキャプチャしたい基本的な詳細です。

また、連絡先、給与範囲、応募方法、フォローアップ日、フォローアップしたかどうかを示すチェックボックスなど、あまり目立たないフィールドも含めました。

結果はかなり幅の広いスプレッドシートになりますが、これは意図的なものです。求人応募には驚くほど大量の情報が含まれる可能性があるため、記憶に頼って情報を把握したくありません。

また、範囲を Excel の表に変換したので、新しいアプリケーションを追加すると、書式設定と数式が自動的に拡張されます。表の上の 4 つのカードは、応募数、アクティブな応募数、面接、緊急フォローアップの合計数を示しています。

すべてのアプリケーションの立ち位置を正確に把握できる

一目見ただけで何が起こっているかがわかります

の 状態 列はトラッカーの最も重要な部分の 1 つです。 「申請済み」、「面接」、「オファー」、「拒否」、および「撤回」を含むデータ検証ドロップダウン リストを使用します。条件付き書式設定では、選択したオプションに応じて各行の外観が変更されます。面接の行は青色に変わり、成功した申請は緑色の太字に変わり、拒否および取り下げられた申請は灰色の斜体になります。

つまり、スプレッドシートをスキャンすれば、ドキュメントを読まなくても、何が起こっているかをすぐに把握できます。 状態 アプリケーションごとの列。

いつフォローアップすべきかを思い出す必要はありません

Excel はカレンダーを監視します

ここで、スプレッドシートが一部の作業を実行し始めます。の フォローアップ 列は、申請から 7 日後の日付を自動的に計算します。式は次のとおりです。

=IF((@Status)="Applied", IF((@(Followed up)), "Done", (@Applied)+7), "-")

アプリケーションがまだ「適用済み」とマークされている場合、Excel はアプリケーションの日付に 7 日を追加します。隣のチェックボックスにチェックを入れると、 フォローアップ 列、対応する フォローアップ セルが「完了」に変わります。アプリケーションが別のステータスに移行した場合は、ダッシュが表示されます。

最後に、条件付き書式を使用して、今日または今後 3 日以内のフォローアップをオレンジ色にし、期限を過ぎたフォローアップは赤色にしました。これにより、注意が必要なものを明確に視覚的に思い出させることができます。

どのアプリケーションが古くなっているのかがわかります

待つこともプロセスの一部です

の 日数 列は、アプリケーションが進行せずに放置されている時間を自動的にカウントします。式は次のとおりです。

=IF((@Status)="Applied", TODAY()-(@Applied), "")

昨日提出された申請書と 3 週間前に提出された申請書は、どちらも「申請済み」ステータスのままであるとしても、状況は大きく異なります。このコラムではその違いが明らかになります。

数クリックで求人検索を絞り込むことができます

すべての行を調べる必要はありません

トラッカーには 3 つのスライサーがあります。 状態、 1 つ タイプ、もう1つは スケジュール。これらをテーブルの上、概要カードの横に配置したので、主要なコントロールがいつでも簡単にアクセスできるようになりました。

スライサーは連携して機能するため、スライサーを組み合わせて、より具体的なビューを作成できます。たとえば、面接段階に達した常勤のフルタイムのポジションのみを表示できます。

3 つのスライサーをグループ化して、使用時に位置が揃うようにし、上部 7 行と最初の 2 列を固定しました。これにより、スライサー、概要カード、列見出し、および 位置 そして 会社 トラッカーをスクロールすると列が表示されます。

忘れてしまいそうな詳細を追跡できる

細かい部分は後で重要になる可能性があります

あまり目立たない列も同様に役立ちます。連絡先担当者の電子メール アドレスを持っている場合はそれを記録します。Excel では電子メール アドレスが自動的にハイパーリンクに変換されるため (Excel のオプションで自動ハイパーリンクを手動で無効にしない限り)、シングル クリックで電子メール アプリが開き、受信者の電子メール アドレスがすでに「宛先」行に含まれています。

給与の幅があるため、給与で仕事を分類したり、2 つのオファーを受け取った場合に同等のものを比較したりすることが簡単になります。申請方法によって、申請状況を確認するにはどこに行けばよいのかがすぐにわかります。また、採用担当者に直接連絡する場合に役立つコンテキストも得られます。私がどのポジションに応募したか、どこに応募したかを伝えることができます。各求人広告へのリンクを追加することも検討しましたが、求人情報が消えてしまうという問題がありました。企業は応募を締め切り、採用担当者はリストを削除し、プラットフォームは最終的に元の広告の表示を停止します。

の 注意事項 この欄には、他の場所にきちんと当てはまらないあらゆる内容が記載されています。誰かが私をその役割に推薦したこと、採用担当者が言及したこと、または最終的に面接を受ける場合に覚えておきたい詳細などです。

アプリのような感じにするためにいくつかの変更を加えました

最後の仕上げが重要

この機能が完成したら、トラッカーをより専用の求職ツールのように見せるために、いくつかの視覚的な変更を加えました。

• Excelのグリッド線をオフにしました。 表にはすでに視覚的な構造が備わっているため、グリッド線は煩雑さを増すだけでした。
• テーブルの縞模様の行をオフにしました。 ステータスの色で視覚的な役割を果たしたかったのですが、交互の行の色が条件付き書式と競合していました。
• テーブルに合わせてスライサーをフォーマットしました。 これにより、単にワークシートにドロップしたオブジェクトではなく、インターフェイスの一部のように感じられます。
• 列を自動調整します。 列間に不必要な隙間を残さず、情報を読み取れる十分なスペースが必要でした。

これらの変更に加え、凍結されたヘッダーとグループ化されたスライサーにより、完成したスプレッドシートは驚くほど専用の求人応募アプリに近づいています。

リストよりも便利です

単純な申請リストとして始まったものは、今では、どこに申請したか、どの段階にいるか、どれくらい待っているか、そして何に注意が必要かを教えてくれるトラッカーになりました。いくつかの数式、チェックボックス、ドロップダウン リスト、スライサー、概要カード、および条件付き書式設定を使用すると、基本的な Excel テーブルが実際に就職活動の管理に使用できるものに変わりました。