Microsoft Excel の F4 機能を無視しないでください

Windows PC で Microsoft Excel を使用しており、キーボード ショートカットを使用して生産性を向上させることを楽しんでいる場合は、F4 を使用して時間を大幅に節約できるさまざまな方法を必ず学習する必要があります。

数式内の参照タイプの切り替え

F4 キーを使用すると、数式をより速く作成できます

Excel には、相対参照、絶対参照、混合参照の 3 種類の参照があり、数式を生成するときに F4 キーを使用してこれらを切り替えることができます。

ストア内の 7 つの製品のコストを計算し、それらのコストに必須の 20% の税金を追加する必要があるとします。

これを行うには、セル E2 に次のように入力します。

=SUM(D2+(D2*A2))

Enter キーを押して、基準コストに 20% の税を追加します。

ただし、この数式を E 列の残りのセルにコピーすると、各行を下に移動するにつれて、数式内の参照も 1 行下に移動します。たとえば、セル E3 の数式はセル A3 を参照し、E4 はセル A4 を参照する、というようになります。

これは、既定では Excel 参照が相対的であるためです。つまり、数式を別の場所にコピーした場合に、数式を入力している場所と参照するセルの間で同じ相対位置が使用されます。

これを修正するには、F4 キーを使用してセル A2 への絶対参照を作成する必要があります。つまり、Cost+Tax の式を D 列の他のセルにコピーする場合でも、F4 キーを使用してセル A2 への参照が変更されないようにできます。

まず、セル E2 を選択し、F2 キーを押して数式を編集します。次に、矢印キーを使用して、修正するセル参照 (この場合はセル A2 への参照) の直前、中央、または直後にカーソルを移動します。

次に、F4 を 1 回押して、参照タイプを絶対参照に切り替えます。すぐに、列と行の参照の前にドル記号 ($) が配置され、「A2」が「$A$2」に変わっていることがわかります。これは、このインスタンスの列参照と行参照の両方がロックされていることを意味するため、数式を他のセルにコピーしても、A2 参照はそのまま残ります。

Enter キーを押すと、絶対参照を含む数式を残りの行に複製する準備が整います。上矢印キーを押してセル E2 に戻ります。次に、Ctrl+Shift+End を押してそのセルと残りのセルを選択し、Ctrl+D を押して数式を自動入力します。セル A2 への参照は一定のままであるため安全です。

F4 を使用して参照を切り替える楽しみはそれだけではありません。この例では、従業員の年間給与と固定ボーナスを加算して、従業員の年間収入を計算する必要があります。つまり、従業員 A の 2023 年の数値については B2 の値を D2 の値に加算し、次に、2024 年の数値については C2 の値を D2 の値に加算するとします。

この計算を作成するには、D 列 (固定ボーナス) の値への参照は絶対的である必要がありますが、行 (各従業員) と列 B および C (各年の合計) への参照は相対的である必要があります。この絶対参照と相対参照の組み合わせは混合参照と呼ばれ、F4 キーを使用してこのシナリオを作成できます。

これを実現するには、セル F2 に次のように入力します。

=SUM(B2+D2

ここで、セル D2 への参照の後でカーソルがまだ点滅している状態で、F4 を 3 回押して、列参照 (D) のみの前にドル記号が配置されるようにします。

かっこを閉じて Enter キーを押した後、セル F2 に戻り、Ctrl+C キーを押して数式をコピーします。次に、右矢印を押してセル G2 に移動し、Ctrl+V を押して数式を貼り付けます。固定ボーナス列参照 ($D2) が同じままである一方で、給与列参照がセル位置に応じてどのように切り替わるか (B2 が C2 に変更された) に注目してください。

次に、Shift+矢印を使用してセル F2 と G2 を選択し、Ctrl+Shift+End を押して残りのセルも選択し、Ctrl+D を押して数式を複製します。行参照は相対参照であることを知っておくと安全です。これは、行参照に $ 記号が接頭辞として付いていないためです。

つまり、数式を入力するときに F4 キーを繰り返し押すと、絶対参照、混合参照、および絶対参照を切り替えることができます。

最後のアクションを繰り返す

数式を入力していないときは、F4 キーをまったく別の用途に使用すると、時間を大幅に節約できます。

この例では、図の既存の各列の間に空白の列を挿入するように求められています。

キーボードのみを使用してこれを行う最初の手順は、セル B1 に移動し、メニュー キー (アプリケーション キーとも呼ばれます) を押し、i キーと Enter キーを押して[挿入]ダイアログ ボックスを開きます。

次に、C キーと Enter キーを押して、列 B の左側に新しい列を挿入します。

これまで列 A と列 B だったものの間に空の列を追加したので、 できた 新しい列ごとにこのプロセスを繰り返しますが、キーボード ショートカットのシーケンスは長くなります。ここで F4 の機能が本当に役に立ちます。

まず、右矢印を 2 回押してセル B1 からセル D1 に移動します。

次に、F4 を押して、実行した最後の操作を繰り返します (左側に新しい列を挿入します)。

次に、同じものを使用します 右矢印×2 > F4 シーケンスを使用して、スプレッドシート内の既存のデータ列の間に新しい列を繰り返し素早く追加します。

次に、追加した空白の列の幅を 1 ユニットにする必要があると言われたと仮定します。キーボードを使用してこれを行うには、まず左矢印を使用してセル B1 に戻ります。次に、Alt > O > C > W > 1 > Enter を押して、列幅をそれに応じて変更します。

繰り返しますが、このキーボード ショートカット シーケンスを覚えてすぐに実行するのは困難です。ただし、F4 キーを使用すると最後に実行したアクションを繰り返すことができるため、右矢印を使用して列 D に移動し、F4 キーを押し、次に列 F に移動して F4 キーを押すというようにしてください。この列幅の変更を、以前に作成した最初の 14 個の空白列に適用するのに 5 秒もかかりませんでした。

F4 を使用すると、セルの色やフォントの書式設定の変更、枠線の追加や削除、グラフ内の図形や棒の書式設定の複製など、Excel で以前に行ったさまざまな操作を繰り返すことができます。

検索クエリの実行と繰り返し

F4 キーを押すとテキストの検索と置換が簡単になります

Ctrl+F を押すと、[検索と置換]ダイアログ ボックスの[検索]タブが開くことは多くの人が知っています。

次に、[検索する文字列]フィールドに関連する検索条件を入力した後、Enter キーを繰り返し押して、それらの条件に一致する各セルを検索します。

この方法の問題は、キーボードのみを使用して各検索結果の間にスプレッドシートを手動で変更する場合、Esc キーを押して[検索と置換]ダイアログ ボックスを閉じ、変更を加えてから、Ctrl+F キーを押して再度ダイアログ ボックスを起動する必要があることです。

代わりに、検索クエリを入力したら、Esc キーを押して[検索と置換]ダイアログ ボックスを閉じ、Shift+F4 キーを押して、[検索と置換]ダイアログ ボックスを再起動せずに検索を実行します。その後 Shift+F4 を押すたびに、スプレッドシートの内容に大幅な変更を加えた場合でも、ダイアログ ボックスがまだ開いているかのように検索が続行されます。

このキーボード ショートカットを使用する利点は、ブックを閉じるまで Excel が最後の検索クエリを記憶していることです。

アクティブな Excel ワークブックまたはウィンドウを閉じる

Ctrl キーを押したまま F4 キーを押すだけです

F4 キーの最終的な使用には、Excel ワークブックまたはウィンドウを閉じることが含まれます。

Ctrl+F4 を押すと、アクティブなワークブックが閉じるか (自動保存が有効になっている場合)、[名前を付けて保存]ダイアログ ボックスが起動します (ワークブックが保存されていない場合)。

これにより、アクティブなワークブックが閉じられますが、Excel ウィンドウは開いたままになり、新しい (Ctrl+N) または保存した (Ctrl+O) ワークシートを開くことができることに注意してください。アクティブな Excel ウィンドウを完全に閉じる場合は、Alt+F4 キーを押します。

Excel で時間を無駄にするのはやめましょう

Microsoft Excel で作業するときに時間を節約する方法は、F4 やその他のキーボード ショートカットを使用することだけではありません。たとえば、クイック アクセス ツールバーをカスタマイズして、スペル チェック、特殊な貼り付け、条件付き書式設定、ペインの固定など、よく使用する機能にマウスの 1 回のクリックでアクセスできるようにすることができます。