初心者が最初に学ぶべき 6 つの重要な Excel 式

Excel は単にデータを行と列に入力し、いくつかの計算を行うものだと思っていました。しかし、定期的に使用し始めると、Excel では数秒で処理できる作業を手動で行うのにどれだけの時間を無駄にしているかがわかります。

すべての公式が日常生活に役立つわけではありませんが、初心者であっても、これら 6 つの公式を活用すれば、時間を大幅に節約できます。これらを学ぶと、Excel をより快適に使用できるようになります。

XLOKUP

すべての行を手動で検索しなくても、必要な情報を見つけることができます

A 列に製品名、B 列に価格、C 列に在庫数量が記載された製品シートがあるとします。マネージャーから特定の製品の価格を確認するように頼まれましたが、シートには何百ものエントリがあります。リスト全体をスクロールする必要はなく、XLOOKUP を使用すると数秒で見つけることができます。

たとえば、ワイヤレス マウスの価格を調べたい場合は、次のように入力します。 =XLOOKUP ("Wireless Mouse", A2:A100, B2:B100)。

Excel は列 A でワイヤレス マウスを検索し、その価格を列 B から返します。これで完了です。

シートを並べ替えたり、正しい行を探したりする必要はありません。数式内の製品名をセル参照に置き換えることもできるため、必要なときにいつでも簡単に別の製品を検索できます。

もし

Excel に意思決定を任せましょう

しばらくこの製品シートについて考えてみましょう。在庫が少なくなっている製品を確認したいとします。何百ものエントリを調べて、各数量を自分でチェックするのは時間の無駄のように思えますよね? IF 式はそれを処理できます。

たとえば、在庫数量が列 C にある場合は、次のように入力します。 =IF (C2 in the next column. The formula checks the quantity in C2 and displays “Restock” if it’s below 10 or “In stock” if it’s 10 or more. You can drag the formula down to apply it to every product on your list.

シートを開くたびに同じ数字を確認し続ける必要がないので、これは気に入っています。 Excel では注意が必要な商品にフラグが付けられるため、補充が必要なものに集中できます。

カウンティフ

指を離さずに一致するエントリをカウントします

これは、Excel で名前やエントリの長いリストを処理する必要があるたびに起こりました。結局手作業で数えてしまって、途中で道を見失い、最初からやり直してしまいます。特に、簡単に数を数えたいだけで、他に終わらせなければならないことがある場合には、面倒でした。

そのとき COUNTIF 便利です。指定した条件に一致するセルをカウントするため、一度に 1 つのエントリをリスト内で調べる必要はありません。

顧客の注文のスプレッドシートがあり、どれだけの注文が「保留中」とマークされているかを知りたいとします。注文ステータスが列 D にある場合は、次のようにします。 =COUNTIF (D2:D100, "Pending")。 Excel は「保留中」とマークされたセルをカウントし、合計を表示します。

何度も数えたり、急いでいるときに犯す愚かな間違いを避けられます。

イフェラー

1 つの簡単な数式で醜い Excel エラーを取り除く

大量のスプレッドシートほど乱雑に見えるものはありません。 #N/A そして #VALUE! エラーがあなたを見つめ返します。

別のシートからコピーしたリストを操作しているときにこの問題が発生しました。すぐに答えを得ようとしているのに、結局何が問題だったのか疑問に思ってしまうのはイライラします。

IFERROR 数式でエラーが発生した場合に Excel で何を表示するかを決定できます。たとえば、私が使用している場合 XLOOKUP 製品の価格を検索するときに、その製品がリストにない場合、Excel は次のエラーを返す可能性があります。 #N/A。数式をラップできます IFERROR このような：

=IFERROR (XLOOKUP( "Keyboard", A2:A100, B2:B100), "Product not found")

Excel では、エラー メッセージの代わりに「製品が見つかりません」と表示されます。これは小さな変更ですが、スプレッドシートが読みやすくなり、何かが一致しないたびにエラーを見つめる必要がなくなりました。

トリム

すべてのセルを手作業で修正することなく、乱雑なテキストをクリーンアップ

Web サイトからデータをコピーして Excel に貼り付けることは簡単に思えますが、名前の半分に奇妙なスペースが含まれていることに気づきます。さまざまな情報源からのリストをまとめているときに、これが起こりました。一部のエントリは問題ないように見えますが、余分なスペースがあると検索が混乱し、名前の一致が必要以上に難しくなる可能性があります。すべてのセルを手動で修正するつもりはありませんでした。

だからこそ私は TRIM 式。

単語間の単一のスペースを維持しながら、テキストから余分なスペースを削除します。セル A2 に名前がある場合は、次のように入力します。 =TRIM(A2) 別のセルで。 Excel がテキストをクリーンアップしてくれるので、代わりにクリーンアップされたバージョンを使用できます。

すべてのエントリを手動でチェックするよりも簡単な方法が 1 つあります。

ネットワークデイズ

カレンダー上のすべての日付をカウントせずに営業日を計算します

かつて父は、2 つの日付の間に何営業日が含まれるかを計算する必要があり、実際に私たちはそこに座ってカレンダーの日数を数えていました。

はい、手動で！

週末をスキップしなければならなかったので、すぐに混乱してしまいました。そのとき、Excel を使えば数秒でこれができることに気づきました。

の NETWORKDAYS 式はまさに期待どおりの結果をもたらします。私の父が 10 月 1 日から 10 月 15 日までの労働日を数えたいとします。彼は入力できます。 =NETWORKDAYS (A2, B2)、セル A2 と B2 に日付が入力され、Excel は土曜日と日曜日をスキップして平日をカウントします。

祝日も除外したい場合は、それらの日付を式に追加できます。

難しい作業ではなく、賢く作業しましょう

これら 6 つから始めて、独自のスプレッドシートで試してみて、退屈な作業がどれほど簡単になるかを確認してください。