代わりにこの隠しツールを使用してください

Excel スプレッドシートが生データでごちゃ混ぜになっていたため、会議中に画面を共有するのが怖かったのです。列を非表示にしたりズームインしたりすることに永遠に時間を費やし、後ですべて元に戻さなければなりませんでした。次に、カスタム ビューを見つけました。これは、わずか 2 回のクリックでレイアウトを切り替える「状態保存」です。

問題: 再フォーマットループ

これを想像してみてください。会議まであと 2 分ですが、プレゼンテーションしたい Excel ワークシートには無関係なデータが含まれる数十の列があり、フィルターが乱雑で、ズーム レベルが 70% に設定されています。

これを画面共有で表示できるようにするには、私が言うところの操作を実行する必要があります。 ループの再フォーマット。これには、列の非表示またはグループ化、既存のフィルターをクリアして適切なフィルターを適用し、ユーザーが実際に数字を読めるようにズームを 140% まで上げることが含まれます。

次に、会議の後に、すべてを再表示またはグループ化解除し、特定の列を再フィルターまたは再並べ替えて、ズームをリセットする必要があります。これを 1 日に数回行うと、Excel の管理に時間が無駄になり、既定の設定を忘れやすくなります。

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解決策: カスタム ビュー

幸いなことに、Excel には、このプロセスをはるかに簡単にするカスタム ビューというツールがあります。カスタム ビューには、次の 6 つの重要なものが保存されます。

• 列と行の可視性: どの列と行が非表示になり、どの行と行が表示されるのか。
• フィルターと並べ替えの設定: アクティブなフィルターと特定の列の並べ替え。
• ズーム率: 鳥瞰的な 70% ズームでも、プレゼンテーション用の 140% ズームでも。
• セルの選択: ビューの設定時に選択した特定のセルまたは範囲。
• ウィンドウ設定: スクロール バーとフリーズしたペインの正確な位置。
• 印刷設定: ページの向き、余白、特定の印刷領域。

これらのビューはワークブック自体内に保存されるため、設定する必要があるのは 1 回だけです。

重要な最初のステップ: 標準ビューを作成する

Excel でカスタム ビューを初めて見つけたときに犯す最大の間違いは、最初に会議ビューを構築することです。そうすると、変更をすぐに元に戻すことができなくなります。このため、最初にデフォルトとして機能する標準ビューを作成する必要があります。

これを作業レイアウトとして考えてください。すべてが表示され、ズームは入力に快適で、データを隠すフィルターはありません。次に、セル A1 (または通常作業を開始する場所) を選択し、[表示]タブで[カスタム ビュー]をクリックします。

ダイアログボックスで「追加」をクリックします。

デフォルトのビューに次のような適切な名前を付けます。 標準 ビュー、両方のチェックボックスがオンになっていることを確認し、「OK」をクリックします。

次のステップ: 会議ビューを作成する

セーフティ ネットとして機能する Excel ワークシートのビューが作成できたので、次は画面を共有するときに実際に使用するビューを作成します。

ここでは、煩雑な要素を取り除き、視聴者が見るべきものに焦点を当てます。機密データを非表示にし、列をフィルタリングおよび並べ替えて関連情報を表示し、共有画面で最適に表示されるようにズームを調整し、ディスカッションを開始するセルまでスクロールして選択します。

次に、標準ビューを作成したときと同じ手順に従います。

1. [表示]>[カスタム ビュー]>[追加]をクリックします。

2. 今度は名前を付けます ミーティングビュー。

3. 「OK」をクリックします。

これで、ワークブックに 2 つの異なる状態ができました。必要に応じて、このプロセスを繰り返してさらに作成できます。

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ビュー間の切り替え (簡単な方法)

Excel スプレッドシート ビューが設定されたので、瞬時にビューを切り替えることができます。はい、あなた できた [表示]タブの[カスタム ビュー]をクリックし、表示したいビューをダブルクリックしますが、これは煩雑に感じるかもしれません。代わりに、クイック アクセス ツールバー (QAT) にボタンを追加して、このプロセスをシームレスにします。

まず、QAT の右端にある下矢印をクリックし、[その他のコマンド]を選択します。

次に、[コマンドの選択]メニューで、[リボンにないコマンド]を選択します。次に、下にスクロールして[カスタム ビュー]を選択し、[追加]をクリックします。

最後に「OK」をクリックします。

画面上部にシンプルなドロップダウン メニューが表示されます。 1 回クリックするとリストが開き、ビュー名を 2 回目にクリックすると、スプレッドシート全体が瞬時に変換されます。

[カスタム ビュー]ボタンがグレー表示になっているのはなぜですか?

Excel ワークブックで上記の手順をすべて実行したにもかかわらず、[カスタム ビュー]ボタンが無効になっている (グレー表示されている) 場合は、おそらく Excel の最もイライラする制限の 1 つに遭遇している可能性があります。それは、ブック内のどこかに書式設定された Excel テーブルがある場合、カスタム ビューが機能しないということです。

この問題を解決する 2 つの方法を次に示します。

解決策 1: 最新の代替案 (スライサーを使用)

Excel テーブルの機能を失いたくない場合は、カスタム ビューを使用しないでください。代わりに、スライサー (データを即座にフィルターできる視覚的なボタン) を使用して、会議ビュー エクスペリエンスの少なくとも一部の効果を実現します。

テーブル内の任意のセルを選択し、「テーブル デザイン」タブで「スライサーの挿入」をクリックします。次に、通常フィルターに使用する列のボックスをオンにして、[OK]をクリックします。

会議が始まる直前に、スライサー ボタンをクリックするだけでビューをクリーンアップできます。

スライサーは列を非表示にしたり、ズーム レベルを変更したりすることはできませんが、プレゼンテーション中に整理された状態を保ちながら表の機能を維持するための最良の方法です。

解決策 2: 核オプション (射程距離に変換)

カスタム ビューの機能がどうしても必要な場合は、テーブルを標準範囲に変換し直す必要があります。ただし、新しい行の自動書式設定、数式内の構造化参照、動的なデータ拡張など、Excel テーブルに備わっている多くの利点が失われます。

テーブル内の任意のセルを選択し、「テーブル デザイン」タブで「範囲に変換」をクリックします。

Excel で変換を確認するメッセージが表示されたら、「はい」をクリックします。変換すると、データは同じように見えますが、[カスタム ビュー]ボタンはすぐに再びクリックできるようになります。

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解決策はありますが、完全に理想的というわけではありません。

共有リンクを介して、または電子メールに添付してワークブックを他の人に送信する予定がある場合、カスタム ビューはファイルと一緒に送信され、他の人が使用できるようになるため、最初に適切なビューを選択していることを確認してください。また、これらがデータ内で失われないように、タブ名を整理し、目次を追加して、スプレッドシートをナビゲートしやすくします。

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