バーチャル会議はリモートワークに不可欠ですが、退屈な場合もあります。ビデオ会議プラットフォームとして Zoom を選択した場合、主催者にとって会議をより効率的にし、参加者にとって魅力的なものにするためにタップできる隠れた機能がたくさんあります。 Zoomを最大限に活用するための最良のヒントとコツを次に示します。
自ら選択したブレイクアウト ルームを使用して仮想ネットワーキング イベントを作成する
仮想ネットワーキングはすでに厄介なものですが、ランダムなブレイクアウト ルームに人々を送り込んで会話を強制すると、さらに厄介になる可能性があります。通常、会議の参加者は自動的に小会議室に割り当てられますが、Zoom には個人が小会議室を選択し、自分のペースで部屋間を移動できる機能があります。これにより、対面でのネットワーキングをシミュレートする、より柔軟なエクスペリエンスが作成されます。あなたが主催者の場合は、参加者が興味やテーマに基づいて自分で選択できるように、ブレイクアウト ルームに名前を付けることができます。
クリック ブレークアウトルーム、作成する部屋の数を選択し、 参加者に部屋を選んでもらうをクリックして、 作成する。次に、「オプション」または歯車アイコンをクリックしてチェックを入れます。 参加者が部屋を選択できるようにする そして 参加者がいつでもメインセッションに戻れるようにする。ブレークアウト ルームが開始されると、 名前の変更 小会議室ウィンドウのオプション。このオプションを使用して、各スペースに名前を追加できます。
ブレークアウト ルームに参加するには、参加者は ブレークアウトルーム、リスト内の番号の上にマウスを置き、クリックします。 参加 > 参加。同じプロセスに従ってルーム間を移動したり、メイン セッションに戻ったりすることができます。自己選択はデスクトップ アプリとモバイル アプリでのみ利用できることに注意してください。Web クライアント上のアプリはホストによって手動で移動する必要があります。
CSV をアップロードして、大規模な会議のブレイクアウト ルームを事前に設定します
あるいは、会議の参加者に Zoom のランダム割り当て機能を選択させたり使用したりするのではなく、特定の小会議室に割り当てる必要がある状況も数多くあります。たとえば、チームのメンバー全員が同じ部屋にいることを確認したい場合などです。これは会議の開始後に手動で行うこともできますが、大規模なグループの場合は事前に行う方がはるかに簡単で、必要なのは CSV ファイルだけです。 Zoom のサポート ページにはテンプレートがあります。必要なのは、ブレイクアウト ルーム名を含む 1 つの列と、参加者の電子メール アドレスを含むもう 1 つの列だけです。会議をスケジュールするときは、次の場所に移動します。 オプション、 チェック 小会議室の事前割り当て > CSV からインポート ファイルをポップアップ ウィンドウにドラッグ アンド ドロップします。 Zoom では、最大 100 の部屋と 1,000 人の参加者に対する事前割り当てが可能です。
スライドを仮想背景として設定して、対面でのプレゼンテーションをシミュレートします
聴衆に直接プレゼンテーションするときは、投影されたスライドの前に立っていることが多く、聴衆はあなたとあなたのコンテンツの両方を同時に見ることができます。 Zoom の仮想背景機能は、画面共有にビデオを重ねてこれをシミュレートするため、出席者は前後を見なくてもあなたの表情やジェスチャーを見てスライドを追うことができます。 (これは PowerPoint または Keynote と互換性があることに注意してください。) 共有 > 画面 そして選択します マイクロソフトパワーポイント 下から アプリケーションウィンドウ。次に、ビデオを表示するオーバーレイのタイプを選択できます。前に 共有スライドの上にあなたが表示されます。ビデオのサイズを変更したり、画面上でドラッグしたりできます。次にクリックします 共有。
休憩中に周囲の音を聞くためにコンピューターのオーディオを共有します
会議の休憩中に特定の雰囲気を維持したい場合、または休憩から戻る合図として音楽を使用したい場合は、周囲の音としてコンピューターのオーディオを共有できます。これは画面を共有しているかどうかに関係なく機能するため、バックグラウンドで音楽を再生しながら、参加者向けの情報を記載したスライドを残すことができます。画面を共有せずに音声を共有するには、をクリックします。 画面の共有 > 詳細 > コンピュータオーディオ > 共有。音楽ストリーミング サービスや YouTube など、デバイス上のどこからでもオーディオを再生できます。画面も共有したい場合は、をクリックします。 画面共有、共有したいプログラムまたはデスクトップを選択し、 サウンドの共有 > 共有。
複数のスピーカーにスポットライトを当てて、対面パネルをシミュレートします
Zoom のデフォルトでは、現在の発言者のビデオまたはアイコンが強調表示されます。見方によっては、ビデオが画面内を移動するときに、特に多くの参加者がミュートを解除して発表者と対話している Q&A 中に、気が散る可能性があります。混乱を避けるために、Zoom ホストは最大 9 人を主要スピーカーとしてスポットライトし、参加者の主要スピーカー ビューに表示することができます。 (これは、参加者をデバイス上でのみプライマリ スピーカーとして設定する、参加者を固定することとは異なります。)
スポットライトは基本的に対面パネルをシミュレートし、参加者がすべての主要講演者を平等に見ることができるようにします。残りの出席者は、会議画面の上部をスクロールすると表示されます。スポットライトを当てるには、参加者のビデオの上にマウスを置き、 three dots > 全員にスポットライトを当てる。このプロセスを繰り返して、 スポットライトを追加 最大 9 人のスピーカーに対応します。
実際の会議場所の没入型ビューを追加する
仮想会議は退屈なことが多いですが、Zoom のイマーシブ ビューを使用すると、参加者を現実の場面に配置することで、プレゼンテーション、クラス、またはグループをもう少し面白くすることができます。小さな箱の中で頭を浮かせる代わりに、参加者を教室の机、ステージ上の演台の後ろの椅子、さらにはキャンプファイヤーの周りの丸太に「座らせる」ことができます。 Zoom には事前に構築されたシーンがあり、実際のオフィスや屋外スペースの画像をアップロードすることもできます。これらの仮想背景には、最大 25 人の参加者が参加できます。ホストとして、 をクリックします。 表示 > イマーシブをクリックし、参加者をシーンに自動的に追加するか手動で追加するかを選択し、シーンを選択します。プレス 始める 人々を没入型ビューに配置します。カスタムの没入型ビューの場合は、参加者を手動で移動する必要があります。
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ポッドキャストまたは教育コンテンツを録音するための個別のオーディオ ファイル
Zoom 会議はすべて録画できるため、ポッドキャスト、説明ビデオ、取締役会会議など、共同作業や会話ベースのコンテンツを作成および保存するのに便利なプラットフォームです。ただし、複数の人が同時にマイクを使用すると、人々がお互いに話し合ったり、ある参加者が話しているときに背景にノイズが入ったりする場合、聞き返すのが難しくなる可能性があります。このような場合、別々のオーディオ ファイルを録音し、後でまとめて編集すると、よりすっきりとした操作性が得られます。ホストとして、Zoom デスクトップ アプリで、 プロフィール写真 > 設定 > 録画 そして有効にする 参加者ごとに個別の音声ファイルを録音する。これにより、各ファイルが参加者の名前でローカルに記録され、保存されます。
参加者とチャットを管理するために 2 台目のデバイスを「共同ホスト」として設定します
プレゼンテーションを共有し、チャットを視聴し、参加を希望する出席者に目を光らせなければならない会議を運営するのは、特に同じ小さな画面ですべてを実行しようとすると大変な作業です。回避策は、2 台目のデバイスにサインインし、1 台を画面共有に使用し、もう 1 台を参加者とチャット アクティビティの管理に使用することです。両方のデバイスで会議に参加します。ホスト権限を持つプライマリ デバイスで、 参加者、リスト内の他のプロフィールの上にマウスを置き、クリックします。 詳細 > 共同主催者を作成 > 確認。 (あなたがメインの会議主催者でない場合でも、共同主催者の権限を割り当てることができます。)
有料の Zoom アカウントを使用すると、同じ種類の 2 台のデバイスに同時にログインしたり、コンピューターと携帯電話やタブレットに同時にログインしたりできます。あるいは、誰でも別のアカウントまたはゲストとして別のデバイスにログインできます。同じプロファイルでログインしている場合は、フィードバックを避けるために、2 台目のデバイスですべての音声をミュートしてください。
待合室をカスタマイズして、ライブの議題を共有したり、出席者とチャットしたりできます
「ホストによるミーティングの開始を待っています」という標準の Zoom ランディング ページよりも洗練された (または興味深い) 待合室エクスペリエンスが必要な場合は、参加者に表示される内容をカスタマイズできます。最も単純なオプションは待合室のテキスト タイトルですが、画像を追加したり、メッセージや会議の説明を含むブランド ロゴをアップロードしたり、ループ ビデオ (音声の有無にかかわらず) を含めたりすることもできます。これらは、会議の議題、会議ルール、ウェルカム メッセージの表示に使用できます。 待合室を有効にする 会議をスケジュールするときは、次の場所に移動します。 待合室のオプション > 待合室のカスタマイズ > 保存 カスタマイズを追加したら。
Zoom の待合室にはチャット機能もあるので、ホストは待合室にいる全員にメッセージを送ったり、個人とプライベートにコミュニケーションしたりできます。クリック チャット 個人を選択するか、 控室参加者 みんなとチャットするために。
AI Companion を使用して、会議に遅れて参加したときに要約を取得する
AI Companion は、メモの作成、会議の概要の作成、アクションアイテムの特定などの生産性機能を備えた Zoom の生成 AI ツールです。会議で有効にすると、参加者の質問にリアルタイムで回答することもできます。つまり、遅れて参加した場合でも、遅刻に注意を向けることなく、見逃した内容の概要を得ることができます。事前に設定された質問には、「追いついてください」、「私の名前が言及されましたか?」などがあります。 「アクションアイテムは何ですか?」ただし、カスタムの質問をすることもできます。ミーティングの右上隅にある AI コンパニオン アイコンをタップし、提供された質問を選択するか、独自の質問を作成します。会議の質問機能は職場アカウントと企業アカウントでのみ利用可能であり、主催者が有効にする必要があることに注意してください。
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