通常、1 日のワークフローは、電子メール通知、カレンダーのアラート、急いで走り書きされたメモが混沌と混ざって、すべてが注目を集めようと競い合います。 Microsoft 365 エコシステムを使用している場合は、この設定により、Microsoft To Do と従来の Outlook タスクという 2 つのタスク管理ツールの間で混乱が生じることがよくあることをご存知でしょう。
古いアプリが段階的に廃止され、新しいアプリが優先される前に、これら 2 つのアプリを統合することが非常に重要です。幸いなことに、これを行うのは簡単で、完了後の作業がはるかに簡単になります。
Outlook のタスクと Microsoft To Do とは
Microsoft To Do と Outlook のタスクは、専門家を支援するために時間の経過とともに変化してきました。これはおそらく、Microsoft の電子メール クライアントを長年使用してきたことを覚えているアプリでしょう。このツールはクラシックなインターフェイスに直接組み込まれており、受信トレイ、カレンダー、連絡先の隣に適切に配置されています。日常生活の司令塔のような役割を果たします。
従来、Outlook タスクは、デスクトップ アプリ内で直接タスク管理と作業の進捗状況を追跡するために特別に設計された強力な機能により、人気がありました。これは、複雑な繰り返しタスクの設定、タスク フィールドのカスタマイズ、請求対象時間の記録、またはパーセンテージ メトリックによるプロジェクトの完了ステータスの正確な追跡が必要な場合に最適なツールです。
デジタル ワークプレイスが変化するにつれて、Microsoft は人々がよりシンプルでアクセスしやすいものを必要としていることに気づき、Microsoft To Do を用意したのです。このツールは、クラシック タスク モジュールの最新のフォローアップです。これは、人気のある Wunderlist アプリの背後にある技術から生まれた、軽量のクラウドベースのアプリです。
これにより、デスクトップとモバイル デバイスの両方で簡単なタスクの追跡と当面の優先事項に焦点を当てた、はるかにクリーンで負荷が低く、ユーザー フレンドリーなインターフェイスが提供されます。このアプリの大きな特徴は、My Day エリアです。これにより、毎朝新たなスタートを切ることができ、マスター リスト全体に圧倒されることなく、意図的に毎日のアクティビティを選択して優先順位を付けることができます。
見た目も操作感も、ソフトウェアの時代が異なるために作られたまったく異なるアプリのように見えるかもしれませんが、実際のところ、Microsoft To Do と Outlook Task は本質的に密接に絡み合っています。これらは同じデータベースを共有しており、すべて Exchange Online でホストされています。
スムーズなバックエンド統合により、1 つのアプリで作成、編集、または削除したタスクが他のアプリにも確実に表示されます。
2 つをマージする方法
Microsoft To Do と Outlook Task は基本的に同じコア設定を共有するため、統合するプロセスは非常に簡単です。これは Microsoft Exchange 上に構築されているため、Microsoft To Do は基本的に、Outlook のタスクに既に存在するものとまったく同じデータを表示するだけです。したがって、これらを連携させるために行うべき最も重要なことは、To Do アプリと Outlook アプリの両方に同じユーザー アカウントでサインインしていることを確認することです。
それぞれに異なるアカウントを使用しようとすると、タスクは完全に分離されたままとなり、デバイス上で同期されなくなります。これらの同一のアカウント資格情報でログインすると、2 つのアプリケーション間の同期がバックグラウンドで自動的に行われます。何もインポートまたはエクスポートする必要はありません。
従来の Outlook タスクでこれまでに作成したフォルダーはすべて、Microsoft To Do のカスタム リストとしてポップアップ表示されます。 To Do で作成した新しいタスクはデスクトップ クライアントに表示されます。新しい Outlook for Windows や Outlook on the web などの最新バージョンの Outlook を使用している場合、統合は完全にネイティブであり、手動セットアップはほとんど必要ありません。
Outlook ウィンドウの左側から Microsoft To Do アプリに簡単にアクセスできます。小さな To Do チェックマーク アイコンをクリックするだけです。これにより、特別なタスク ウィンドウが開き、メールを離れることなく毎日の優先事項を処理したり、新しいリストを作成したり、スケジュールを監視したりすることができます。また、最新の Outlook の受信トレイ内の電子メールにフラグを付けると、Microsoft To Do のフラグ付き電子メール リストに対応するタスクが自動的に作成されます。
従来の Outlook デスクトップ アプリケーションをまだ好む人にとって、時間は刻一刻と過ぎています。 Microsoft は従来の Outlook ToDo を廃止し、新しい Outlook はデフォルトで To Do を使用します。
今すぐ統合する必要がある理由とそれがもたらすメリット
Microsoft To Do と昔ながらの Outlook タスクを統合することは、異なるアプリ間を行き来するという生産性を消耗する絶え間ないニーズを排除する賢明な動きです。両方のアプリが同じ Microsoft アカウントで同期されていることを確認すると、すべての責任が 1 つのシステムに集約されます。
つまり、受信トレイ、カレンダー、別のタスク マネージャーの間を頻繁に行き来する必要がなくなります。[To Do]ウィンドウと[今日の日]ウィンドウを使用すると、メール、予定表、ユーザー、グループなど、Outlook 内のどこからでも、今後の予定表のイベントやタスクを直接確認できます。
これにより、Microsoft Planner で割り当てられたものや受信トレイでフラグが付けられたものを含め、すべてのアクション アイテムが 1 つの非常にアクセスしやすいインターフェイスに集められます。別のアプリを開いて集中力を中断する必要はありません。基本的に、To Do を使用すると生産性が大幅に向上します。
この切り替えの最大の特典は、Microsoft To Do の非常によく設計された My Day 機能を利用できることです。日が経つにつれて長くなりストレスが増すマスターリストとは異なり、My Day では毎朝真っ白なキャンバスが提供されます。
この機能には、より大きなマスター リストを調べて、今日期限のタスク、高優先度としてマークした項目、または最近追加した項目を推奨するスマートな提案ツールが含まれています。プランナーの割り当てや、フラグが設定された Outlook のメールやイベントに基づいてタスクを提案することもできます。
実行する予定のものだけを手動で選択するため、個人的な用事と専門的なプロジェクトの両方を 1 つの中心的な毎日のビューに簡単に混ぜることができます。これは、集中力を失わずにワークライフバランスを保つのに非常に役立ちます。
恐怖と混乱の蓄積を防ぐために、[今日の予定]リストは午前 0 時に自動的にリセットされます。完了していないタスクは安全にメイン リストに戻され、翌日の提案に表示されます。
長期的かつ詳細なプロジェクト計画の場合、従来の Outlook タスク インターフェイスを通じて利用できる詳細なフィールドとカスタム追跡フィールドが依然として重要である可能性があります。ただし、職業生活の日常的な要求を管理するには、Microsoft To Do のほうが優れた日常ツールであることを忘れないでください。
2 つを統合すると、両方の長所が得られます。非常に簡単に実行でき、Microsoft が Outlook タスクの完全な廃止を決定した場合に備えて準備ができています。