Microsoft Excel でピボットテーブルを作成して使用する方法

ピボットテーブルは Excel の最も恐ろしい機能の 1 つであるという評判がありますが、実際にはデータを要約するための単なるドラッグ アンド ドロップ ツールです。基本を理解すれば、元のスプレッドシートを変更することなく、データを探索しながら、数千行を明確で意味のあるレポートに数分で変換できます。

データを準備してピボットテーブルを作成する

クリーンなソースデータが正確なレポートの鍵です

ピボットテーブルを作成する前に、データが適切に構造化されていることを確認してください。すべての列には、日付、製品、地域、売上などの 1 種類の情報が含まれている必要があり、すべての行は 1 つのレコードを表す必要があります。

まず次の 4 つのことを確認してください。

1. すべての列には一意のヘッダーが必要です。

2. データセット内に空白行を残さないでください。

3. 日付は日付として、数値は数値としてフォーマットしておきます。

4. 生の範囲を Excel テーブルに変換します (Ctrl+T または 挿入 > テーブル）。新しい行を追加するとテーブルが自動的に拡張されるため、ピボットテーブルを更新すると、レイアウトを最初から再構築する必要がなく、新しいデータがすべて含まれます。

データの準備ができたら、ピボットテーブルを作成できます。

1. 選択 任意の細胞 Excel テーブル内。

2. で 入れる タブで、分割の上半分をクリックします ピボットテーブル ボタン。

3. ピボットテーブルは、新規または既存のワークシートに配置できます。私は通常選択します 新しいワークシートそのため、ソース データと分析は同じワークブック内の別のシートに残ります。

4. クリック わかりました をクリックして、空のピボットテーブルを開きます。

ピボットテーブルのフィールド ウィンドウをわかりやすく理解する

シンプルなチェックボックスで数値を管理

Excel に何を要約するかをまだ指示していないため、新しいピボットテーブルは最初は空白に見えます。の ピボットテーブルのフィールド ウィンドウ ピボットテーブルを制御し、上部にソース列をリストし、その下に 4 つのレポート領域をリストします。フィールド名の横にあるボックスをチェックして Excel に自動的に配置するか、フィールドを次の 4 つの領域のいずれかにドラッグすることができます。

1. 行: これにより、レポートの左側にカテゴリが表示されます。
2. 列: これにより、レポートの上部にカテゴリが表示されます。
3. 値: ここで Excel が結果を計算します。通常、数値フィールドは自動的に合計されますが、テキスト フィールドは代わりにカウントされます。
4. フィルター: これにより、ピボットテーブルの上にフィルター メニューが追加され、特定の基準に基づいてレポート全体を分離できるようになります。

これを行うと、ピボットテーブルが即座に更新されます。ピボットテーブルはソース データを決して変更しないので、データが必要なストーリーを伝えるまでフィールドを再配置し続けることに注意してください。

同じフィールドをレイアウトに複数回ドラッグすることもできます。たとえば、「Sales」フィールドを値ゾーンに 2 回ドラッグし、複製の横にあるドロップダウン矢印をクリックすると、 値フィールドの設定 合計、カウント、平均、最大、または最小を切り替えます。

気が変わった場合は、フィールド名の横にあるドロップダウン矢印をクリックし、 フィールドの削除、またはフィールドを現在の領域の外にドラッグ アンド ドロップします。

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ピボットテーブル分析タブをマスターする

動的フィルターと即時更新

ピボットテーブル内をクリックすると、 ピボットテーブル分析 リボンにタブが表示されます。他のツールの中でも、このタブを使用すると、データを更新したり、対話型フィルターを追加したりできます。

ソース データが変更された場合は、 リフレッシュ ボタンまたは押す Alt+F5。ブックに複数のピボットテーブルまたは外部データ接続が含まれている場合は、 リフレッシュ ドロップダウン メニューをクリックして すべて更新 すべてを一度に更新します。

ピボットテーブル内の小さなフィルター ボタンだけに頼るのではなく、より対話型のスライサーを使用できます。これらの視覚フィルターを使用すると、ボタンをクリックして、特定の地域や製品などの特定のカテゴリを即座に表示できます。それらを挿入するには:

1. で ピボットテーブル分析 タブ、クリック インサートスライサー。

2. のボックスにチェックを入れます カラム でフィルタリングしたい。

3. クリックすると わかりましたExcel では、シート上に対話型のボタン パネルが配置されます。その後、ボタンをクリックしてピボットテーブルを即座にフィルターし、特定のカテゴリに焦点を当てることができます。

ピボットテーブルに日付が含まれている場合は、タイムラインを追加することもできます。これらはスライサーのように機能しますが、特に時間ベースのデータをフィルタリングするために設計されており、年、四半期、月、または日をすばやく切り替えることができます。追加するには:

1. で ピボットテーブル分析 タブ、クリック タイムラインの挿入。

2. を選択します。 日付フィールド フィルタリングに使用したい。

3. クリックすると わかりましたExcel ではワークシートにタイムラインが追加され、年、四半期、月、または日ごとにピボットテーブルをフィルターできます。をクリックします。 クリアフィルター 右上隅のボタンをクリックしてタイムラインをリセットします。

「デザイン」タブからレイアウトをカスタマイズする

退屈なグリッドをプロフェッショナルなレポートに変換します

の デザイン タブを使用すると、基礎となる計算を変更せずに、美的および構造的なプレゼンテーションを変更できます。

既定では、ピボットテーブルは、複数の行フィールドを 1 つの列にネストするコンパクト フォームを使用します。スイッチング レポートのレイアウト に 表形式 各フィールドに独自の列が与えられるため、レポートがはるかに読みやすくなります。

を使用することもできます。 ピボットテーブルのスタイル このタブのギャラリーを使用して、レポートの外観をすばやく変更します。これらの組み込みスタイルは、データや計算に影響を与えることなく、色、境界線、シェーディングを調整します。

ピボットテーブルのスキルをさらに高めましょう

これらの組み込みショートカットを使用してデータを探索します

基本に慣れたら、ピボットテーブルを使ってできることは他にもたくさんあります。これらは、追加の数式やレポートを作成せずに、より多くの洞察を明らかにするための私のお気に入りの 3 つの機能です。

• 値をダブルクリックしてソース データを表示します。 数値の出所を調べたい場合は、ピボットテーブル内の値をダブルクリックします。 Excel では、結果に寄与したすべてのソース行を含む新しいワークシートが作成されるため、予期せぬ数値の検証や傾向の調査が容易になります。
• 値をパーセンテージで表示します。 ピボットテーブルは合計を表示するだけではありません。任意の値を右クリックして選択します 値を次のように表示、次のようなオプションを選択します 総計の% 各カテゴリが全体像にどれだけ貢献しているかを確認します。
• 要約からピボットグラフを作成します。 をクリックして、ピボットテーブルの結果をインタラクティブなビジュアルに変換します。 ピボットグラフ で ピボットテーブル分析 タブ。フィールドを再配置したりフィルターを適用したりするとグラフが自動的に更新されるため、傾向をより簡単に見つけることができます。

これらの機能は、単純な集計を超えて、データを探索して表示するためのより柔軟なツールとしてピボットテーブルを使用するのに役立ちます。

単一テーブル分析を超えて

ピボットテーブルは、レポートを再構築せずに同じデータを表示する単なる別の方法であることがわかれば、それほど怖くなくなります。また、分析が単一のテーブルを超えた場合は、Excel のデータ モデルを使用して関連するデータセットを接続できるため、最初にすべてを手動で結合しなくても、複数のソースからピボットテーブルを構築できます。