Excelだけでも素晴らしいです。 Excel とこれら 5 つのアプリでさらに強力になります

私は Excel に多くの時間を費やしていますが、お気に入りの Excel ワークフローの一部は Excel 内でほとんど実行されません。 1 つのスプレッドシートがインタラクティブなマップになりました。 1 つのレポート ワークブックは、更新するたびに新しいファイルを取り込むようになりました。 Excel の問題の一部は、ブックを開く前に ChatGPT と簡単に会話するだけで解決されるようになりました。

私のワークフローでは、これらのアプリが Excel に代わるものはありませんでした。スプレッドシートが必ずしも最適なツールであるとは限らない特定の作業を簡単に実行できるようになっただけです。これらは、私が最も頻繁に利用する 5 つのコンパニオン アプリです。

Googleマイマップ

位置データを保存するだけでなく表示する

場所が詰まったスプレッドシートが、物がどこにあるかを教えてくれます。これらの場所がどのように組み合わされるかを見るのは別の話です。

ニューヨーク地域の主要空港のスプレッドシートを作成しているときに、この問題に遭遇しました。 Excel はリストを完璧に処理しましたが、空港の名前と座標の行だけでは、それらの空港が互いにどのように関連しているかについてはあまりわかりませんでした。データを Google My Maps にインポートすると、状況はすぐに変わりました。これは、JFK空港、ラガーディア空港、ニューアーク空港、およびその地域の小規模な空港の位置関係を正確に示すインタラクティブな地図になりました。

私は旅行計画、顧客の所在地、その他の場所ベースのプロジェクトにも同じアプローチを使用してきました。 Excel はデータを整理し、マイ マップはデータを理解するのに役立ちます。

データセットに物理的な位置が含まれている場合、ワークシートでは見落としやすいものがマップによって明らかになります。

チャットGPT

複雑なスプレッドシートを理解する

私は、ChatGPT、Claude、Gemini、Copilot を Excel で広範囲にテストしました。クロードは大規模な自動化プロジェクトで最も印象に残り、ジェミニはしばしば最も正確な実装計画を作成し、Copilot は Excel 自体の内部で驚くほど有能になりました。

ただし、Excel の問題に取り組んでいるときは、ChatGPT に戻ってきます。通常、これはオプションを検討し、アプローチを比較し、次に何を構築するかを決定する最も速い方法です。

その問題は、間違った結果を返し続ける数式、または整理するのに苦労しているダッシュボードのレイアウトである可能性があります。場合によっては、必要以上に複雑になっている VBA プロジェクト、特定のワークフロー、またはレポートが原因である場合があります。

最近の 1 つの例には、Excel の問題に対して考えられるいくつかの解決策を検討することが含まれていました。特定のアプローチに取り組む前に、ChatGPT を使用して、数式、ヘルパー列、ピボットテーブル、Power Query の間のトレードオフを比較しました。最終的な解決策は依然として私が導き出しましたが、会話のおかげで、自分で行うよりもはるかに早く不必要な手順を見つけることができました。

特に ChatGPT を使用すると、状況を説明し、提案に異議を唱え、代替案を求め、解決策を改良していくことができることがわかりました。多くの場合、他のボットよりも成功します。多くの場合、Excel で問題を解決できることはすでにわかっています。課題は、どのソリューションが最も合理的であるかを判断することです。

必要なときにいつでもその共鳴板を利用できるようになったことで、驚くほどの時間を節約できました。

VSコード

Excel が苦手とする CSV の操作

私は何年もの間、CSV ファイルをスプレッドシートだと考えていました。それらは実際にはテキスト ファイルです。

Visual Studio Code を Excel と一緒に使い始めてから、この区別が役立つようになりました。私がこれを使用した最初の目的の 1 つは、200 万行を超える CSV を検査することでした。 Excel ではファイル全体をワークシートに表示できませんでしたが、VS Code では問題なくファイルを開けました。

それ以来、私はこれをさまざまなバージョンの CSV の比較、エンコードの問題の修正、大規模なデータセットの検索、複数のファイルにわたる一括編集に使用してきました。これらの作業の多くは Excel で実行できますが、必ずしも快適にフィットするとは限りません。

Excel はデータを分析して提示する場所です。 VS Code は、生ファイルがその段階に到達する前に作業するのに役立ちます。

概念

スプレッドシート データをより使いやすい場所に

私は Notion と Excel の比較に多くの時間を費やしてきましたが、それらを組み合わせても同じくらい成功しました。

これはプロジェクトの仕事でよく見られます。情報の入力、クリーニング、分析にはスプレッドシートに勝るものがないため、私は Excel で構造化データを構築して維持することがよくあります。ただし、同じデータを別の方法で操作したい場合もあります。

最近、タスクトラッカーのCSVをNotionにインポートしてデータベース化しました。同じ行がテーブル、ステータスごとにグループ化されたボード、期限に基づいたカレンダー ビューになりました。

これらのビューの多くは Excel で再作成できますが、Notion にはほとんどの基盤がすでに組み込まれています。そのため、同じ情報を表示するさまざまな方法をより迅速に試すことができます。

ツールが異なれば、情報を扱うさまざまな方法が奨励されます。 Excel はデータセットの構築と分析に役立ちます。 Notion はそれらを整理して探索するのに役立ちます。どちらかを選択するよりも、その組み合わせの方が有益であることが証明されています。

ファイルエクスプローラー

バックグラウンドでレポートを自動化する

これはおそらくリストの中で最も魅力的ではないツールですが、他のほとんどのツールよりも繰り返しの作業を節約できました。

Power Query で Excel のフォルダー コネクタを発見してから、フォルダーを別の方法で扱うようになりました。 Power Query は実際の統合を行いますが、新しいファイルが到着する場所であるため、フォルダーもワークフローの一部です。毎週手動でファイルを結合する代わりに、Power Query でフォルダーを指定し、データをまとめて取得できるようにすることができます。別のレポートを追加するには、ファイルを適切な場所にドロップしてワークブックを更新するだけで済みました。その後、レポートを開くたびに自動的に更新されるように設定しました。

セットアップには数分しかかかりませんでしたが、これにより、無期限に繰り返していたはずのタスクが不要になりました。これは通常、私のお気に入りの種類の自動化です。

ほとんどの場合、ワークフローの存在すら忘れてしまいます。レポートは自動的に更新されるので、さらに興味深い内容に進みます。

Excel は単独で作業する必要はありません

長年にわたり、私は新しい Excel 関数、機能、テクニックを学ぶのに多くの時間を費やしてきました。私のワークフローにおける最大の改善の一部は、Excel の外に目を向けることによってもたらされました。マップでは、行や列に隠されたパターンを明らかにすることができます。 AI アシスタントは、構築を開始する前に問題を解決するのに役立ちます。場合によっては、ジョブにより適したツールを使用することが最善の解決策となる場合があります。 Excel は依然として私のワークフローの中心にありますが、Excel を取り巻くものは成長しています。