Excel ファイルが巨大になる理由と、ファイルを 50MB から 2MB に縮小した 5 つの修正

以前は、50MB の Excel ファイルは大量のデータがあることを意味すると思っていました。私は間違っていた。それは実際、私のワークブックが隠しキャッシュとゴーストデータで乱雑になったことを意味していました。ファイルを 2MB まで削減することで、ストレージと速度を取り戻すことができました。その方法は次のとおりです。

バイナリ シークレットを最大限に活用する

ブックを縮小する最も簡単な方法は、Excel でのデータの保存方法を変更することです。デフォルトでは、Excel は XLSX 形式を使用します。XLSX 形式は、本質的には XML ファイルのコレクションです。 XLSB (Excel Binary Workbook) に切り替えると、そのデータがよりコンパクトで機械可読形式にエンコードされます。

これを行うには、[ファイル]>[名前を付けて保存]に移動し、[ファイルの種類]ドロップダウン リストから[Excel バイナリ ワークブック]を選択し、[保存]をクリックします。

これは、サイズが大幅に削減された「重労働」の個人用ワークブック、特に 50MB を超えるワークブックに対する私の最初の措置です。ただし、一部のサードパーティ アプリや Power Query で問題が発生する可能性があるため、パフォーマンスが重要であり、高度な外部機能が必要ない内部での使用に最適です。

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「ゴースト」の使用範囲を減らす

Excel は、これまでにタッチしたすべてのセルを記憶します。一度誤ってスペースを入力したり、行 1,048,576 に枠線を適用したりすると、Excel はそれをシートの境界として扱い、ファイル サイズが大幅に肥大化します。

ゴースト境界を見つけるには、Ctrl+End を押します。実際のデータより数千行下のセルに移動すると、グリッドが肥大化します。これを修正するには、最初の空の行ヘッダーをクリックし、Ctrl+Shift+Down を押して、データの下の空の行をすべて選択します。

次に、行ヘッダーの 1 つを右クリックし、[削除]を選択します。

右側の空の列に対してこれを繰り返し、自動保存がオンになっている場合でもファイルをすぐに保存して、Excel に強制的にメモリを再利用させます。

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ピボットテーブルの二重データを削除する

既定では、ピボットテーブルを作成すると、Excel はソース データの非表示の複製 (ピボット キャッシュと呼ばれます) をファイル内に保存します。これにより、ソースが切断された場合でもテーブルは確実に動作しますが、ファイル サイズは事実上 2 倍になります。

これを停止するには、まずピボットテーブル内の任意の場所を右クリックし、[ピボットテーブル オプション]を選択します。

次に、[データ]タブで、[ソース データをファイルに保存する]のチェックを外し、[ファイルを開くときにデータを更新する]にチェックを入れて、[OK]をクリックします。

この方法を選択すると、変更を加えるには元のデータ ソースにアクセスする必要があることに注意してください。ソース データなしでファイルを共有すると、他の人はレポートを表示できますが、詳細にドリルダウンしたり、結果を更新したりすることはできません。また、開くときに更新するオプションでは、ソース データが同じファイル内にあるか、共有ネットワークまたはクラウド パス経由でアクセスできる必要があります。

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デジタル瘢痕組織の除去

Excel ワークブックには、非表示のシートやエラーのある数百の名前付き範囲など、長年のコピー＆ペーストによる荷物が含まれていることがよくあります。これらを消去するには、[数式]タブの[名前マネージャー]をクリックするか、Ctrl+F3 を押します。

次に、次のアクションを実行します。

• #REFを削除してください!エラー: 「参照先」列で並べ替え、#REF を含むすべてのエントリを削除します。エラー。これらは削除されたシートまたはセルの壊れた残骸であり、保存するたびに Excel で文字通り何も再計算されなくなります。
• 重複するスコープ名を削除します。 シートを複数回コピーした場合、特定のシートに範囲を限定した同じ名前 (Print_Area など) が多数表示されることがあります。必要ない場合は、ワークブックの内部インデックスを簡素化するために削除してください。
• 静的配列を削除します。 名前付き範囲には、セル参照ではなく、定数値の大量のリスト (={1,2,3,…,100} など) が格納される場合があります。これらが使用しなくなった古い式の一部である場合、それらは本質的に目に見えないデータの肥大化であるため、削除する必要があります。
• ゴーストリンクを削除します。 外部ファイル パス (C:\Users\Documents\… など) を指す名前を探します。これらは多くの場合、ファイルを開いたときに表示される更新リンクのセキュリティ警告の背後にある原因です。

Excel for Microsoft 365 または Excel for the web を使用している場合は、[レビュー]タブの[パフォーマンスのチェック]をクリックして、[ブックのパフォーマンス]タブを開きます。これは、視覚的な価値を提供しない何千もの不要な書式設定されたセルをスキャンするため、ファイルをクリーンアップする最も効果的な方法です。

パフォーマンスの問題が特定された場合は、[すべて最適化]をクリックすると、Excel によって肥大化したメタデータがワンクリックで削除されます。

目に見えないオブジェクトの削除と画像の圧縮

1 枚の高解像度の写真や何百ものゴースト テキスト ボックス (Web からデータを貼り付けるときに作成されることがよくあります) によって、ファイルが瞬時に肥大化する可能性があります。これらを見つけるには、[ホーム]タブで[検索と選択]をクリックし、[選択ペイン]をクリックします。

表示されるサイドバーには、シート上のすべてのオブジェクトがリストされます。意図的に作成したものではない項目が表示された場合は、それらを選択して[削除]を押します。

画像の解像度を下げるには、任意の画像を選択し、[画像形式]タブで[画像の圧縮]をクリックします。

次に、ダイアログ ボックスで次の操作を実行します。

• すべての画像を一度に圧縮するには、「この画像にのみ適用」のチェックを外します。

• 「写真のトリミングされた領域を削除する」にチェックを入れて、トリミングした部分がファイルに残らないようにします。

• 最小の画像解像度を実現するには、「電子メール (96 ppi)」にチェックを入れます。これが画像に悪影響を及ぼしすぎる場合は、わずかに高い解像度を選択してください。

最後に、「OK」をクリックして新しい画像設定を確認し、Excel ファイルのサイズを大幅に削減します。

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ワークブックのサイズを削減するためのチェックリストの必須項目にチェックを入れたので、Excel スプレッドシートを高速化するためのさらなる手順を実行できます。 50MB のファイルを 2MB に縮小すると、ストレージと安定性の問題が解決されますが、過度の書式設定を避け、数式を簡素化し、空白の行と列を削除し、使用する揮発性関数の数を制限することで、日常のワークフローをさらに最適化できます。

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