これら 5 つの簡単な自動化を設定したら、Gmail の悪夢はなくなりました

Gmail の受信トレイは、私には決して終わらせることのできない雑務のように感じられていました。ニュースレターは山積みになり、同じ質問が受信箱に届き続け、本当に必要な 1 つのメッセージが常に他のメッセージに埋もれてしまいました。しかし、無料の Gmail 設定をいくつか調整した結果、受信トレイが繰り返しの作業を処理してくれるようになりました。

重要なメールにスターを付ける

重要なメッセージを有利にスタートできるようにする

私は Gmail のスター付きメッセージを個人的な ToDo リストとして使用しています。メールにフォローアップが必要な場合、またはすぐに対応する時間がない場合は、メールにスターを付けて、後で返信できるようにします。の スター付き label を使用すると、どの会話に埋もれていたかを思い出す必要がなく、メッセージを 1 か所で見つけることができます。

問題は、スターを付けることを忘れてしまい、メッセージごとに手動で行うとすぐに古くなってしまうことです。幸いなことに、Gmail は私に代わってほとんどのことをやってくれます。パターンに当てはまらない奇妙なものには今でも手動でスターを付けていますが、繰り返しのものは今では Gmail の仕事です。

これを設定するには、Gmail の検索バーにある検索オプション アイコンをクリックし、フラグを付けるメールの条件を入力して、 フィルターの作成。 HTG マネージャーからのメッセージ、「要対応」というフレーズを含むメール、および「招待」を含む Google カレンダーの招待用のフィルターを作成しました。各フィルターに対して、 スターを付けます オプションを選択してクリックしました フィルターの作成 また。現在、Gmail では一致する受信メールに自動的にスターが付けられているため、リストをチェックするときに受信メールの準備が整い、待機している状態になります。

どのメッセージを定期的にフォローアップする必要があるかを考えてみると、作成する価値のある他のフィルターが見つかるかもしれません。

定期的な返信を送信する

繰り返しの返信は Gmail に任せましょう

同じ返信を何度も入力していることに気づくことがあります。私のビジネスメールでは、問い合わせの受信を自動的に通知するテンプレートを使用しています。これにより、メッセージが到着し、返信がいつ頃来るかを人々が知ることができます。

まず、有効にしました テンプレート 下 設定 > すべての設定を表示 > 詳細設定 そして変更を保存しました。次に、新しいメッセージで承認の返信の下書きを作成し、次の 3 点メニューを使用して保存しました。 テンプレート > ドラフトをテンプレートとして保存 > 新しいテンプレートとして保存。次に、次を使用してフィルターを作成しました。 という言葉が含まれています フィールド、入力 enquiry OR inquiry OR request OR quote OR quotation そのため、Gmail はこれらの用語のいずれかを含むメッセージと一致する可能性があります。最後に選んだのは、 テンプレートを送信、保存した返信を選択し、クリックしました フィルターの作成。

特定のメールを転送する

必要な場所にメッセージを送信する

クライアントの支払いを確認するメールや請求書についての催促のメールを見逃したくありません。 「請求書」や「支払い」などの単語を含む電子メールを個人アカウントに転送すると、ビジネスの受信箱を常にチェックしなくても、財務に関する重要な最新情報を簡単に見つけることができます。

これを設定するには、まず自分の個人メール アドレスを以下に追加して確認しました。 設定 > すべての設定を表示 > 転送と POP/IMAP。一般的な転送を無効のままにし、次を使用してフィルターを作成しました。 という言葉が含まれています フィールド invoice OR payment。

フィルターアクションで選択したのは、 に転送します そして確認済みの住所を選択しました。

これで、一致する電子メールが両方のアカウントに到着します。オリジナルは会社の受信箱に残りますが、転送されたコピーにより、重要な財務上の最新情報が個人の受信箱で見つけやすくなります。

不在中に返信する

あなたなしで休暇中に受信箱を持ち歩く

私が仕事を離れているときに、メールが届いたかどうか、いつ返事が来るかなどを人々に心配させたくないのです。 Gmail の休暇応答機能がそれを処理し、私が不在であることと、いつ返信が期待できるかを人々に伝えます。それは、私が別のことをしている間、全員に最新情報を知らせてくれるビジネスパートナーがいるようなものです。

それを設定するために、私は開きました 設定 > すべての設定を表示 > 一般 そして下にスクロールすると 休暇応答者 (または、一部のバージョンでは、 不在時の自動応答）。電源を入れ、開始日と終了日を入力し、いつ戻るか、いつ返信するかを説明する短いメッセージを書き、変更を保存しました。連絡先に登録されている人にのみ返信するように選択することもできます。

終了日を過ぎると、Gmail は自動返信の送信を停止しますが、設定は次回まで残ります。日付を更新し、メッセージを微調整するだけで、再び準備完了です。

受信メールにラベルを付けて移動する

定期的なメッセージを整理する

PayPal、2 要素認証 (2FA)、その他さまざまな種類のメール用に Gmail ラベルを付けているので、必要なときにこれらのメッセージをすぐに見つけることができます。すべてのメールを手動で分類するのではなく、新しいメッセージが到着すると Gmail に適切なラベルを適用させます。また、特定のメッセージの受信トレイをスキップするように Gmail に指示することもでき、後で必要になる可能性のあるメールを失わずにメイン ビューを明確に保つことができます。

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フィルタを作成するには、Gmail の検索バーにある検索オプション アイコンをクリックし、整理するメッセージの条件を入力して、 フィルターの作成。次に、クリックする前に、Gmail でこれらのメッセージに対してどのような処理を行うかを選択しました。 フィルターの作成 また：

1. ラベルを貼り付ける 関連するラベルを選択するか、新しいラベルを作成します。
2. 受信トレイをスキップする (アーカイブする) 受信トレイに表示する必要のないメッセージ用。
3. 一致する会話にもフィルターを適用します すでに受信トレイに入っているメッセージにルールを適用します。

受信トレイをスキップすることにはトレードオフがあります。通知設定により、これらのメッセージに対して通常受信するデバイス通知を受信できなくなります。私は注意が必要なものについては Gmail の左側のサイドバーを定期的に確認しているので、このトレードオフには満足しています。未読メッセージを含むラベルは未読数とともに太字で表示されるため、新着メッセージが一目でわかります。

既存のフィルターに一致しないメールは引き続き受信トレイに届き、そこでどう処理するかを決定できます。同じ種類のメッセージが表示され続ける場合は、別のフィルターとラベルを作成して、ニーズの変化に応じてシステムを整理できます。

Gmail を便利に使えるようにする

これら 5 つの自動化により、受信トレイの煩わしさが大幅に軽減され、重要なメッセージに集中している間、Gmail が繰り返しのメールを処理してくれるようになりました。また、[チャット]タブや[会議]タブから古いメールを受信トレイの一番上に戻す操作まで、迷惑な機能をオフにして、Gmail のイライラを軽減することもできます。 Gmail はそのままでも十分に機能しますが、いくつかの小さな調整を行うことで、より自分のものに近づけることができます。