この Excel ワークフローにより、PowerPoint プレゼンテーションがライブ レポートに変わりました

毎週、別の Excel レポートを受け取り、最終的には PowerPoint プレゼンテーションに変換する必要がありました。次に、最新の数値と以前のデータを組み合わせ、グラフを更新し、スライドに変更が反映されていることを確認するという繰り返しの作業が始まりました。これらのタスクはどれも特に難しいものではありませんでしたが、忘れやすく、繰り返すのは退屈でした。

最終的に、すでに使用していた 2 つの Microsoft 365 機能、つまりファイルでいっぱいのフォルダーからデータをインポートする Power Query の機能と、リンクされた Excel グラフを表示する PowerPoint の機能を組み合わせられることに気づきました。その結果、Excel がデータを処理し、PowerPoint がプレゼンテーションを処理するレポート パイプラインが作成されます。新しいファイルが到着するたびにチャートを再構築するのではなく、週次レポートを更新するだけで済み、残りのプロセスはすでに作成した接続を介して実行されます。

フォルダーから始める

Power Query でレポートを収集させます

私のワークフローは、週次 Excel レポートを含むフォルダーから始まります。各ワークブックは同じ構造に従い、同じワークシート名と同じ列見出しを使用します。

すべてのレポートを開いてデータをマスター ブックに手動でコピーする代わりに、Power Query をフォルダー自体に接続します。使用する データ > データの取得 > ファイルから > フォルダーからフォルダーを選択し、Power Query でファイルを 1 つのデータセットに結合させます。

初めてこの設定をテストしたとき、毎週のワークブックの一貫性を保つことが最も重要な部分であることがわかりました。レポートで同じワークシート名、列見出し、レイアウトが使用されている限り、Power Query は問題なくそれらを結合しました。クエリを設定したら、毎週再構築する必要はありません。

この時点で、週報を手作業でまとめるのはやめました。代わりに、Power Query は、[更新]をクリックするたびにフォルダー内のブックを結合し、作業に使用できる単一のデータセットを提供します。

データを要約する

ピボットテーブルとピボットグラフを作成する

結合されたデータセットにより、必要な情報がすべて得られますが、生の Power Query 出力をグラフ化することはあまり意味がありません。各週次ワークブックには複数の販売レコードが含まれているため、インポートされたデータに直接基づいたグラフはすぐに乱雑になってしまいます。

代わりに、ソースワークブックごとに収益を要約するピボットテーブルを作成しました。これにより、数十の個別のトランザクションが、週ごとの結果をより簡単に表示できるようになります。

私の例では、「Source.Name」を 行 エリアと「収益」 価値観 エリア。その後、ピボットテーブルは各週次レポートから合計収益を自動的に計算します。

概要を作成したら、ピボットテーブルに基づいてピボットグラフを挿入しました。これにより、個々の売上記録でグラフを圧倒することなく、あるレポートから次のレポートに収益がどのように変化するかを示す明確なビジュアルが得られます。チャートをさらに整理するために、次の場所に行きました。 ピボットグラフ分析 > フィールド ボタン > すべて非表示。

この設定の良い点は、新しいレポートが到着するたびにピボットテーブルを再構築する必要がないことです。 すべて更新 Power Query の結果、ピボットテーブル、ピボットグラフをまとめて更新します。

知っておく価値のある設定がいくつかあります。

• Excel で新しいファイルを自動的にチェックする場合は、 クエリと接続 「データ」タブでクエリを右クリックし、 プロパティ、有効にします ファイルを開くときにデータを更新する または X分ごとに更新。これらの設定は、Power Query が更新されるタイミングのみを制御します。

• インポートしたデータをピボットテーブルで集計している場合は、次のこともクリアします。 バックグラウンド更新を有効にする 同じダイアログ内で。私のテストでは、1 回の[すべて更新]で、インポートされたデータ、ピボットテーブル、ピボットグラフが一緒に更新されることが確認されました。そうしないと、クエリの更新が完了する前にピボットテーブルが更新されてしまうため、グラフに最新のデータが反映されるまでに 2 回更新する必要があることがありました。

PowerPoint をワークフローに導入する

グラフをコピーするのではなくリンクする

私の古いワークフローでは、ピボットグラフで作業が終了していました。それを PowerPoint にコピーし、書式を調整して次に進みます。問題は、標準の貼り付けではチャートのスナップショットが作成されることです。データが変更されるとすぐに、PowerPoint のバージョンは Excel のバージョンから離れ始めます。

それを避けるために、Excel からピボットグラフをコピーして使用します。 [形式を選択して貼り付け]>[リンクを貼り付け]>[Microsoft Excel グラフ オブジェクト] パワーポイントで。これにより、プレゼンテーションとソース ワークブックの間に接続が作成されます。その結果、リンクが更新されると、PowerPoint は更新されたグラフをソース ブックから取得します。実際には、ワークブックを更新して保存し、PowerPoint でリンクを更新することを意味します。

私のテストでは、最初に使用したクラウド同期の OneDrive の場所ではなく、ソース ワークブックがローカル フォルダーに保存されていた場合、リンクされたグラフはより信頼性の高い動作をしました。 PowerPoint がソース ブックを見つけられない場合、リンクは更新されないため、問題が発生した場合は、リンク ソースとファイルの場所を確認する価値があります。

PowerPoint でワークブックが見つかると、手動でグラフを再構築したり置き換えたりするよりも、リンクを更新する方がはるかに簡単です。

新しいレポートを追加する

ワークフロー自体が更新されるのを確認する

ここで、セットアップ全体が価値があると感じ始めます。現在、私のプレゼンテーションには 3 つの週次レポートに基づいたグラフが含まれています。第 4 週が到着したら、新しいワークブックを同じフォルダーにドロップし、レポート ワークブックを開いて、 すべて更新。 Excel は Power Query 接続を更新し、ピボットテーブルを更新し、ピボットグラフを更新します。

ワークブックを保存した後、リンクされた PowerPoint プレゼンテーションを開いて、 アップデート プロンプトが表示されたら。更新されたグラフは、再構築しなくてもスライド上に表示されます。

同じ情報を複数の場所で保持する代わりに、次のようなレポート パイプラインを作成しました。

フォルダー → Power Query → ピボットテーブル → ピボットグラフ → PowerPoint スライド

このチェーンが確立されると、プレゼンテーションは静的なグラフやスクリーンショットのコレクションではなく、ライブ レポートのように感じられます。

私のプレゼンテーションはデータに従っています

レポート自体を作成、ダウンロード、または受信する必要があります。私の場合、それがプロセスのうち自動化されていない部分です。なんだこの設定は する 削除はその後に行われる作業の大部分を占めます。スプレッドシートとプレゼンテーションが同じレポート パイプラインに接続されている場合、データの変化に応じてスプレッドシートとプレゼンテーションが乖離する可能性は低くなります。私にとって最大の利点は、レポートの管理に費やす時間が減り、レポートに含まれる情報の使用に多くの時間を費やすことができるようになったということです。