肥大化した受信トレイを整理してスリム化する方法を求める終わりのない探求には、試すべき方法がたくさんあります。それらは十分に異なっているため、正確なニーズに一致する、またはそれに近いものが存在することは確かですが、それらはすべて次の特徴を持っています。 1つ 共通点: 各メールがいつ届いたかの時系列に依存しているということです。そのアプローチをひっくり返して、代わりに次の順序で並べ替えてみましょう。 差出人 混乱を取り除くために。
受信トレイを送信者ごとに並べ替える必要がある理由
メッセージをパージするとき、おそらく 4D のような組織システムに従うことになるでしょう。何を削除するか、何を完了するか、委任するか、延期するかを検討して決定します。ただし、一番上から始めて下に向かって進んでいくだけでは、パターン認識はあまりありません。毎日の要求や支援は、その時に何が起こっているかによって異なるように見えるかもしれません。
最新のメッセージではなく送信者別に受信トレイを並べ替えると、誰 (またはどの) メッセージを最も多く受信しているかを確認するのに役立ちます。ニュースレターやメーリング リストの場合は、一度にすべて削除できますが、職場の特定の人物の場合は、あなたからの返信を必要とする可能性があります。そこから、相手のメールに優先順位を付けて、お気に入りの連絡先に追加したり、相手からの新しい通信に特別な注意を払ったりすることができます。なぜなら、相手のメッセージが他の相手より重要であることがわかっているからです。メールを受け取ったらすぐにすべてのメールを開く必要があるワンタッチまたはツータッチの方法を使用している場合でも、パターンを特定すると、特定の送信者に対する緊迫感を感じることができるため、これは役立ちます。
したがって、電子メールを 1 つずつ削除または委任する代わりに、特定の送信者からのバッチ全体を削除したり処理したりして、並べ替えプロセスを高速化することができます。
Gmailで送信者ごとに並べ替える方法
Gmail では、メールをまとめたい個人または団体からのメッセージがすでに見つかっている場合は、受信トレイでそのメッセージを右クリックし、[メールの検索]をクリックします。これにより、その送信者からのメッセージのみの受信箱が表示されます。検索バーに「from:(電子メール アドレス)」と入力するか、詳細検索ボタンをクリックして「差出人」フィールドに名前を入力して、この受信箱にアクセスすることもできます。
残念ながら、Gmail の受信トレイ全体を送信者ごとに並べ替えることはできず、送信者ごとにバンドルを作成することしかできませんが、それでもバッチ化するのには役立ちます。
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Outlook で送信者ごとに並べ替える方法
この方法では、Gmail よりも Outlook の方が優れています。実際、受信トレイ全体を送信者ごとだけでなく、他の受信者、サイズなどごとに並べ替えることもできます。
受信トレイの上部にある[フィルター]をクリックし、[並べ替え]をクリックします。実行しているバージョンによっては、「表示」タブに移動し、配置グループの「開始」をクリックする必要がある場合があります。
メールは送信者ごとに受信トレイに並べられるため、簡単にまとめたり削除したりできます。