不正行為のように感じられる Microsoft Excel の 6 つの機能

Excel には、書式設定、分析、繰り返しの作業を数秒で処理できるショートカットと自動化ツールが満載です。これらの初心者向けの機能により、退屈なスプレッドシートのタスクが効果的に排除されるため、その結果は信じられないほど素晴らしいものになります。

フラッシュ フィルを使用して乱雑なデータを処理する

Ctrl+E で面倒な入力を省略できます

「姓、名」の形式で何百もの名前が入力された列があり、それらを個別の列に分割する必要がある場合、本能的にテキスト操作関数を検索するかもしれません。ただし、Flash Fill は入力パターンを検出することでこのジョブを処理できます。

1. を入力します 正しい最初のエントリ。

2. プレス 入力 次の行に移動します。

3. プレス Ctrl+E。

Excel は残りのセルを自動的に入力します。

このトリックは、電話番号の市外局番を分離したり、生のテキストを電子メール アドレスに結合したりする場合と同様にきれいに機能します。

単一のキーストロークでアクションを繰り返す

F4のパワーを無視しないでください

インタラクティブなトラッカーや企業ダッシュボードを構築する場合、セルの書式設定に驚くほど時間がかかることがあります。特定の行を黄色で強調表示したり、太い枠線を適用したり、テキストを太字の斜体に変換したりするためだけに、常にリボンを行ったり来たりしていることに気づきます。

処理を高速化するために、Excel には F4 キーに直接組み込まれた非表示のアクション リピーターがあります。多くの人は絶対セル参照を切り替えるためにのみ F4 を使用しますが、その 2 番目の機能は日常の書式設定の作業にはるかに役立ちます。

1. 任意の 1 つを実行する 構造的な または 書式設定 セルの背景色の変更や空白行の削除などのアクションは 1 回だけです。

2. 他のものを選択してください 細胞 または 範囲 ワークブック内の他の場所に。

3. プレス F4Excel は即座に同じ操作を繰り返します。

OS

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写真を編集可能なスプレッドシートに変換する

データを手動でコピーするのをやめる

印刷された元帳、領収書、または PDF スクリーンショットのいずれを使用して作業している場合でも、ワークスペースに数値の行を手動で再入力するのはすぐに面倒になってしまいます。これは気が遠くなる作業であり、たった 1 回のタイプミスで数値が狂ってしまいます。

すべてを手動で入力する代わりに、Excel の組み込みの画像からデータ ツールを使用して、コピーまたは保存した写真をスプレッドシート データに直接変換できます。

1. を選択してください 空のセル Excel ブック内で。

2. を開きます データ タブをクリックし、 写真より。

3. テーブル画像をコピーした場合は、 クリップボードからの画像 Excel はすぐにそれを処理します。保存した画像を使用している場合は、 ファイルからの画像 ファイルピッカーから画像を選択します。

Excel は画像を分析し、変換を確認できるプレビュー ウィンドウを開きます。クリック データの挿入 満足したとき。

コンピューターから離れている場合は、外出先でもこの機能を使用できます。携帯電話で Excel アプリを開き、 画像からのデータ ツールバーのアイコン。その後、すでに撮影した写真をアップロードするか、携帯電話のカメラをスキャナーとして使用できます。

クリック可能なボタンを使用してテーブルをフィルタリングする

退屈なフィルターを視覚的なスライサーに変える

標準のドロップダウン テーブル フィルターは機能しますが、使い心地はあまり良くありません。フィルタリングの選択肢が小さなドロップダウン矢印の中に隠され、共有スプレッドシートが自分でシートを作成していない人にとっては操作しにくくなります。

スライサーは、書式設定された Excel テーブルを対話型で使いやすいダッシュボードに変換します。

1. データセットを選択します。

2. プレス Ctrl+T (またはクリック 挿入 > テーブル) を使用して Excel テーブルとして書式設定します。

3. 表内のセルを選択し、 テーブルデザイン リボンのタブをクリックします。

4. クリック インサートスライサー。

5. フィルタリングするカテゴリのボックスをオンにします。

クリック後 わかりましたでは、小さなドロップダウン メニューの代わりに、画面上の大きなボタンを使用してテーブルをフィルタリングできます。

Excel でデータを分析できるようにする

副操縦士は必要ありません

生の数字の壁を見つめていると、どこから始めればよいのか分からないかもしれません。ピボットテーブルを最初から作成する方法や、チームに核となる分析情報を表示するのに最適なグラフの種類がわからない場合があります。

幸いなことに、Excel には Analyze Data と呼ばれる組み込みの分析ツールが含まれており、手動設定をほとんど行わずに、データからグラフ、要約、ピボットテーブルを自動的に提案します。

1. 任意のセルを選択 データグリッド内で。

2. をクリックします。 データを分析する のボタン 家 タブまたは データ タブ (Excel のバージョンによって異なります)。

3. インテリジェント アシスタント ペインが開き、データの傾向とパターンが表示されます。ニーズに合った視覚的な内訳が表示された場合は、クリックするだけです。 入れる ワークシートに直接追加します。

テキスト フィールド内をクリックして質問したり、提案されたクエリを表示したりすることもできます。

ライブ情報をワークシートに取り込む

オンライン ソースから最新の数値を入手する

シートに外部コンテキストを設定するには、通常、Excel と Web ブラウザーの間を絶えず行き来する必要があります。場所、企業、株式を追跡している場合は、人口や為替レートの調査に 1 時間かかるかもしれません。

Excel では、オンライン ソースからライブ情報を取得し、通常のスプレッドシートのエントリをライブ データ カードに変換することで、この手順を省略します。

1. のリストを入力します 現実世界のエントリ 列に、国、州、都市、企業の株式ティッカーのリストなどを追加します。

2. リストを選択して開きます データ タブ。

3. でオプションを選択します データ型 などのグループ 地理 または 株式。

4. 小さいをクリックしてください データの挿入 選択した列の右上に表示されるアイコンをクリックして、抽出するメトリクスを選択します。

次のスプレッドシート プロジェクトの準備はできていますか?

Excel の組み込み自動化ツールを使い始めると、スプレッドシートの繰り返し作業がはるかに高速化され、管理が容易になります。これらのショートカットを使用すると、スプレッドシートでの多忙な作業を何時間も節約でき、自信を持って次の Excel プロジェクトに取り組む準備が整います。