このあまり知られていない機能を使用して、お気に入りのワークシート設定を Excel に記憶させました

私は何年もかけて、同じ Excel ワークシートをさまざまなタスクに合わせて再配置することを繰り返していました。列を非表示にしたり、フィルターを変更したり、ズームを調整したりして、後ですべてを元に戻したりしていました。その後、見落とされていたカスタム ビュー オプションを発見しました。これを使用すると、レイアウトを保存して数秒で切り替えることができます。

カスタム ビューは予想以上に多くのことを記憶します

変更し続ける詳細を保存します

カスタム ビューの便利な点は、ワークシートの設定をどれだけ保持できるかということです。たとえば、次のようなビューがあるとします。

• 特定の列または行が表示され、他の列または行が隠れる

• 特定のフィルターと並べ替え設定が適用される

• ページの向き、余白、印刷領域などの特定の印刷設定

• 特定のセルまたは範囲が選択されています

• より実用的なズームレベル

• 特定のスクロール位置または固定されたペイン

同じワークシートの異なるビューが必要な理由に関係なく、カスタム ビューを使用すると、同じ設定を繰り返し変更したり、すべてを元に戻す方法を覚えたりする手間が省けます。

何よりも先に標準ビューを作成しました

いつものレイアウトがセーフティネットになった

他のビューを作成する前に行うことをお勧めすることが 1 つあります。まず、通常のワークシート構成を保存します。

カスタム ビューを見つけてすぐに設定した後、すぐに変更を元に戻す方法がないことに気づくという罠に陥りがちです。標準ビューを設定すると、別のビューの使用が終了したときに、どの列を非表示にしたのか、どのフィルターを変更したのか、その他のどの設定を調整したのかを正確に思い出す必要がなくなりました。簡単に標準ビューに戻すことができます。

ワークシートを作成するには、まず通常表示したいとおりにワークシートを設定します。すべての列と行が表示されていること、フィルターと並べ替えがデフォルトにリセットされていること、ズームやその他の表示設定が日常の作業に快適であることを確認します。それから、私はこう言いました。

1. を開きます ビュー リボンのタブをクリックします。

2. クリック カスタムビュー で ワークブックのビュー グループ。

3. クリック 追加。

4. ビューを与える 名前、「標準」など。

5. を確認してください。 関連するオプション が選択されます。

6. クリック わかりました。

それが私のセーフティネットです。保存したら、通常の状態に戻す方法を心配することなく、ワークシートの他のバージョンの作成を開始できます。後でこの標準ビューに戻すには、 ビュー > カスタム ビュー、選択します 標準 リスト内でクリックします 見せる。

最も頻繁に行うジョブのビューを作成しました

1 つのワークシート、複数の異なるレイアウト

標準ビューが設定されたので、特定のタスク用にワークシートを構成し、その配置を別のビューとして保存できます。

以下の例では、列 A と EI を非表示にし、国列にフィルターを適用し、利益列を降順に並べ替えて、ズームを大きくしました。次に、この取り決めを「US Profit」という名前のビューに保存しました。

ビューを作成したら、そのままにしておくことができ、[カスタム ビュー]ダイアログでビューを選択して[表示]をクリックすることで、必要なときにいつでもビューに戻ることができます。あるいは、ビューに対してできることは他にも 3 つあります。

• 微調整します: たとえば、「利益」列の並べ替えを昇順に切り替えて、他のすべてをそのままにすることができます。次に、同じ名前で新しいビューを作成できます。 Excel で既存のビューを置き換えるかどうかを尋ねられ、 はい それを更新します。
• これをベースラインとして使用します。 たとえば、[国]列のフィルターを変更して英国の結果のみを表示し、ビューを「英国の利益」として保存できます。
• 削除します: そのビューがもう必要ないと判断した場合は、 カスタムビュー ダイアログでビューを選択し、 消去。

私の経験では、カスタム ビューを使い始めると、それがワークフローの主要な部分になりました。まったく新しいバージョンの Excel を開いたような気分でしたが、実際には、これまで見過ごしていた使いやすい機能に目を向けただけでした。

リボンを探さずにレイアウトを切り替える

私にとってカスタム ビューをより実用的なものにした変更がもう 1 つあります。それは、実際のカスタム ビュー コマンドをクイック アクセス ツールバー (QAT) に追加することです。

これを行う前に、 ビュー タブ、開く カスタムビューをクリックして、必要なビューを選択します。それは問題ありませんが、定期的にレイアウトを切り替えたり、複数の人々にプレゼンテーションを行ったりする場合は、リボンを探し続ける必要はありません。

コマンドを QAT に追加するには、右クリックします。 カスタムビュー で ビュー タブをクリックして クイックアクセスツールバーに追加。ここで、QAT のボタンをクリックすると、同じ[カスタム ビュー]ダイアログが表示されます。小さな変更ですが、毎回クリックする手間が省けます。

カスタム ビューには大きな問題が 1 つあります

Excel のテーブルが邪魔になる

カスタム ビューは Excel テーブルより前の古いバージョンの Excel のレガシー機能であるため、ブックにボタンを追加するとすぐにリボン上のボタンがグレー表示になります。

テーブルを保持したい場合は、スライサーを使用すると、データをフィルタリングするための迅速で視覚的なコントロールを使用して、同様の利便性を得ることができます。列の非表示やズームの変更など、カスタム ビューで実行できることすべてを再現するわけではありませんが、フィルターされたビュー間の切り替えにはうまく機能します。

もう 1 つのオプションは、テーブルを通常の範囲に変換することです。これを行うには、テーブル内のセルを選択し、 テーブル デザイン > 範囲に変換。ただし、その前によく考えてみます。構造化参照、自動拡張、新しい行の自動書式設定などのテーブル機能が、異なるスプレッドシート レイアウト間をすばやく移動できることよりも重要な場合は、将来の Excel プロジェクトに備えてカスタム ビューを保存しておいてください。

Excel は自分に合ったものにするとより良く動作します

カスタム ビューのおかげで、私は何年も Excel の既定の設定をそのまま受け入れてきたことがわかりました。最初にそのように設定したからといって、同じワークシート レイアウトで作業し続ける必要はありません。 UI の調整や、毎日使用するツールを含むカスタム リボン タブの作成など、Excel の残りの部分にも同じことが当てはまります。カスタム ビューは、Excel を Microsoft のスプレッドシートよりも私のスプレッドシートに近づける小さな変更です。