To Do アプリをすべて Excel に捨て、プレミアム機能を無料で置き換えました

専用の生産性向上アプリをやめるというと大混乱のように聞こえますが、Excel に切り替えることでタスク管理の設定全体が置き換えられました。 Excel の組み込みツールを使用して、追加のサブスクリプションを必要とせずに、プレミアム タスク アプリのコア機能を再現する、パーソナライズされた To Do システムを構築しました。

各機能は前のセクションに基づいて構築されているため、私の設定をコピーするには、次のセクションを順番に実行してください。

乱雑なタスク リストを統合された受信トレイと毎日の予定表に置き換えます

単一のテーブルが散在するワークシートに勝る

私は、人生のさまざまな側面を個別のワークシートのタブに分けることが整理されていると考えていました。ただし、複数のシート間を移動すると、一部のタスクがすり抜けてしまうことがよくありました。そのため、私は、Todoist のような専用のタスク マネージャーにある受信トレイと「今日」スタイルのビューを複製し、統合リストとして機能する単一のマスター テーブルにすべてを集約しました。

秘訣は、行を Excel テーブルに変換し、タスクを追加すると拡張することです。これは、すべての新しいタスクが、手動で調整することなくフィルター、数式、書式設定を継承することを意味します。

1. 開く 新しいワークブック 追跡列を入力します 行1: 状態、 カテゴリ、 説明、 優先度、 そして 期限。

2. を選択してください ヘッダー そして 空の行 それらのすぐ下にあるボタンを押して、 Ctrl+T またはクリックしてください 挿入 > テーブル。

3. チェック 私のテーブルにはヘッダーがありますをクリックしてから、 わかりました。

4. フォーマットする 期限 列として 日付 で 番号 のグループ 家 タブ。

次の空白行に入力を開始するとすぐに、表が拡張されて新しいタスクが表示されます。この時点で、 状態 列は空白です。これについてはすぐに説明します。

マスター リストにデータが入力されたら、組み込みフィルターを使用します。 期限 カラム。多くの To Do アプリでは、「今日」や「今後」などの事前定義されたビューに制限されていますが、Excel の日付フィルターを使用すると、これらの事前設定オプションよりも柔軟性が高く、今日、明日、来週、来月の期限のタスク、2 つの日付間、さらには今年から現在までのタスクを即座に切り替えることができます。

すべての ToDo アプリが依存するタグ付けシステムを構築する

一貫したカテゴリによりリストが整理されます

専用のタスク マネージャーがカテゴリとタグを使用して、生活のさまざまな領域を整理します。私の Excel セットアップは、データ検証と条件付き書式設定を使用して、そのシステムを直接模倣しています。

データ検証により、今後のすべてのエントリが一貫した構造に従っていることが保証されます。

1. 内のセルを選択します。 カテゴリ カラム。

2. を開きます データ タブ。

3. クリック データの検証。

4. で 許可する フィールド、選択 リスト。

5. で ソース フィールドに、カテゴリをカンマで区切って入力します。

クリック後 わかりましたすべての新しいタスクは、ドロップダウン メニューを通じて定義したカテゴリに制限されます。すでにサンプル データがある場合は、一貫性を保つために既存のエントリを更新できます。

次に、条件付き書式設定を使用して、ToDo アプリにある色分けされたタグを模倣して、カテゴリ列にセルの塗りつぶしの色を適用します。

1. を選択します。 カテゴリ カラム。

2. を開きます 家 タブ。

3. クリック 条件付き書式設定 > セルの強調表示ルール > 等しい。

4. 左側のフィールドに最初のカテゴリを入力し、右側のメニューでプリセット形式を選択するか、 カスタマイズされたフォーマット 自分で設定します。

5. カテゴリごとにこのプロセスを繰り返し、テーブルが更新されるのを確認してください。

についても同じことを行います 優先度 列: データ検証を使用してドロップダウン リストを作成します。 低い、 中くらい、 そして 高い、条件付き書式を適用してセルを埋めます。 緑、 黄色、 そして 赤 インスタント優先スキャン用。

OS

Windows、macOS、iPhone、iPad、Android

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チェックボックスと取り消し線を使用して完了した作業を追跡する

タスクにチェックを入れると、同じくらい満足感が得られます

私は、有料の To Do アプリにある中核的なタスク完了システムを置き換えることができるまで、スタンドアロンの生産性向上ツールを手放すことを拒否しました。幸いなことに、最新の Excel にはセル内に直接存在するネイティブ チェックボックスが含まれているため、まったく同じ報酬メカニズムを構築できます。

1. 空のセルを選択します。 状態 カラム。

2. を開きます 入れる タブ。

3. をクリックします。 チェックボックス アイコン。

バックグラウンドで、チェックされていないチェックボックスにはブール値が割り当てられます。 間違い、チェックされているものは 真実。これは、チェックボックスのセルを選択して数式バーを見ると確認できます。

チェックボックスだけでは視認性が向上しますが、効果は半分しかありません。また、完了したタスクの行全体に灰色の取り消し線効果を適用して、未完了のタスクが目立つようにすることもできます。

1. 選択 すべての行 テーブル内 (ヘッダーを除く)。

2. で 家 タブ、クリック 条件付き書式設定 > 新しいルール。

3. 選択 数式を使用して書式設定するセルを決定する。

4. クリック 形式、次に、 フォント タブで、選択します グレーのフォント そしてチェックしてください 取り消し線 箱。クリック わかりました。

5. テキスト フィールドに次の数式を入力し (チェックボックスが列 A にあると仮定します)、クリックします。 わかりました:

=$A2=TRUE

これにより、追加のソフトウェアを必要とせずに、専用のタスク アプリにある完了ビューを反映したシンプルなビジュアル システムが得られます。

プッシュ通知をカスタム日付アラートに置き換える

視覚的なリマインダーで期限の遅れを防ぎます

確かに、Excel は専用の To Do アプリのようなプッシュ通知をネイティブに送信することはできませんが、その緊急性システムを、毎朝トラッカーを開いたときにすぐに目立つ視覚的なアラートに置き換えます。

1. 選択 テーブルのすべての行 (ヘッダーを除く)。

2. を開きます 条件付き書式設定 のメニュー 家 タブをクリックして選択します 新しいルール。

3. クリック 数式を使用して書式設定するセルを決定する。

4. クリック 形式を選択し、 太字の赤い文字色をクリックして、 わかりました。

5. テキスト フィールドに次のように入力します (列 A にチェックボックスがあり、列 E に期限が入っていると仮定します)。

=AND($A2=FALSE,$E2-TODAY()<=2)

現在の日付から 2 日以内にある日付 (および期限を過ぎたすべてのタスク) にはこの赤いフォントの書式が適用されますが、完了したタスクは期限に関係なくグレー表示されたままになります。

デバイス間でリストを同期し、チームと共同作業します

OneDrive 同期を使用してどこからでもリストにアクセス

Excel ファイルを OneDrive に保存することで、専用の To Do アプリにあるクラウド同期機能とクロスデバイス継続性機能を利用して、タスク システムを常に手の届くところに置いています。このバックグラウンド接続により、デスクトップ コンピューター、Web ブラウザー、Excel モバイル アプリ間でデータが常に同期されます。

デスクから離れているときは、モバイル アプリに切り替えます。 カードビュー デジタル インデックス カードのスタックとして行を操作するためのインターフェイス。これにより、タスクの簡単なスナップショット (以下のギャラリーを参照) を共有したり、 セルのコメント そして @メンション 単純なプロジェクトを調整するためだけに別のソフトウェアを必要とせずに、プロジェクトの同僚にタグを付けることができます。

単純なリストから完全なコントロールまで

Excel でタスクを管理すると、毎月の予算に別のサブスクリプションを追加することなく、優先順位が明確になります。チェックボックスとスマートな書式設定を備えたシンプルなテーブルが、これまでプレミアム To Do アプリに依存していたコア機能を置き換えます。 Excel で個人用タスク トラッカーを設定したら、より複雑なタイムラインを調整する動的なガント チャートを構築することで、このシステムを職場のプロジェクト追跡に拡張できます。