Microsoft Word で常に非印刷文字を使用する必要がある理由

Microsoft Word を使用するときに人々が直面する主な問題の 1 つは、プログラムが書式設定をどのように処理するかということです。時々、プログラムが独自の考えを持っているように見えます。ただし、これらの不満の多くは、印刷されない文字を表示することで解決できます。

非印刷文字とは何ですか?

非印刷文字は、文書のレイアウトを決定する書式設定マークです。名前が示すように、非印刷文字は画面上の書式設定をサポートするためにのみ存在し、作品の印刷版には表示されません。

最も一般的な非印刷文字の一部を次に示します。

表には、行の終わりやセルの内容を示す特殊文字もいくつかあります。

既定では、リボンの[ホーム]タブにある[表示/非表示](¶) アイコンをクリックするか、Ctrl + Shift + 8 キーを押した場合にのみ、Word にこれらの文字が表示されます。再度非表示にするには、同じアイコンをクリックします (または同じキーボード ショートカットを使用します)。

あるいは、選択した非印刷文字を永続的に表示するには、[ファイル]>[オプション]をクリックするか、Alt > F > T を押して Word のオプション ウィンドウを起動します。次に、左側のメニューの「表示」をクリックし、リスト内の書式マークをオンまたはオフにします。完了したら、「OK」をクリックします。

私はこれらすべてのチェックを外して、[ホーム]タブの ¶ アイコンを使用してオン/オフを切り替えることを好みます。結局のところ、それらは時々邪魔になることがあります。

イライラする書式設定の問題を特定する

非印刷文字は、スペース、改行、段落区切り、タブなど、通常は隠されている Word 文書内の要素を明らかにするため、その骨格構造を確認することができます。

その結果、スペース、配置、改ページ、その他の要素が問題の原因となっている、印刷されない文字が表示されなければ確認できない (したがって、大きなフラストレーションを引き起こしている) 作業部分を特定できます。

たとえば、この文書の最初の行の単語は、異常に大きなスペースで区切られています。

非印刷文字を有効にすると、この書式設定はピリオドの後に改行が置かれていることが原因であり、テキストの配置が両端揃えになっているため、その行の単語がページの全幅に収まるように強制されていることがわかります。

したがって、この改行を削除してスペースまたは段落に置き換えることで、この問題を修正できます。

書式設定の問題の原因を目で診断するのに時間を無駄にすることなく、ワンクリックで非印刷文字を有効にすることで問題を一目で確認できます。

コラボレーションの最適化

すべての単語、区切り、スペース、段落を自分で追加して独自の文書を最初から作成した場合、その作業がどのように組み立てられているかを理解できる可能性が高くなります。

ただし、ドキュメントで他のユーザーとリアルタイムで共同作業している場合、または送信されたドキュメントに追加している場合は、非印刷文字をアクティブにする習慣を身につけることをお勧めします。そうすることで、全員がスタイル ガイドに従っていること、または少なくとも同じ書式設定「ルール」を使用していることを確認できることになります。

たとえば、各段落の終わりで Enter キーを 2 回押しているのでしょうか、それとも各段落の後に一定サイズのスペースが自動的に追加されるように文書が設定されていますか?日付内の数字と単語の間に非改行スペースを使用していますか (日付が 2 行に分かれないようにするため)、それとも通常のスペースを使用していますか?

共同作業の状況で非印刷キャラクターを有効にする (そして他の人にも同じようにするよう奨励する) と、アプローチの違いを避けるのに役立ちます。つまり、あなた (および他の人) が後で戻って作業を編集する必要がなくなります。

フォーマットの一貫性を確保する

一貫性の話題にとどまり、各段落の最初の行がインデントされているこの例を見てみましょう。

2 つの段落は一貫しているように見えますが、これらのインデントを実現する方法は異なります。最初の段落ではスペースのグループが追加されており、2 番目の段落では Tab キーが押されています。これは、非印刷文字がオンになっている場合にのみ表示できます。

なぜこれが重要なのでしょうか?さて、文書のフォントサイズを大きくすると、タブで作成されたインデントはそのまま残りますが、スペースのサイズはフォントのサイズに応じて変化するため、スペースで作成されたインデントは変わります。これは、インデントが不均一になることを意味します。

したがって、非印刷文字を有効にするということは、不一致をできるだけ早い機会に特定し、重要なことに修正できることを意味します。

正確な編集を行う

さて、あなたは 50 ページの論文を書き終え、それを家庭教師に提出する準備ができました。ドキュメントが期待どおりに動作および表示されている場合でも、ドキュメントがきれいかつプロフェッショナルに表示され、書式設定されていることを確認することをお勧めします。

この例では、最初の見出しの末尾に不要なスペースが 2 つありますが、これは非印刷文字がオンになっている場合にのみ簡単に識別できます。

ここでは、文書の末尾にある余分な段落マーカーが次のページにはみ出し、その結果、文書の印刷方法に影響を与えるだけの役に立たない空白ページが生じます。また、ドキュメントを PDF として保存すると、その空白ページがファイルの末尾にタグ付けされます。

これらの余分な文字を見つけたので、文書からそれらを削除できるため、プリンターで空白のページを印刷する必要がなくなります。

さらに、非印刷文字を有効にして文書を編集すると、スペースとタブが合計文字数にカウントされるため、制限を遵守する必要がある場合に余分な文字を取り戻すことができます。

非印刷スペースを有効にするだけでなく、複数レベルのリストの使用、自動目次の追加、段落の後のスペースの追加など、Microsoft Word の書式設定を改善する方法は他にもたくさんあります。