Excel でこれら 5 つのことを行うのをやめた – スプレッドシートの信頼性が向上しました

私は、率直に言って理不尽な時間を Excel に費やしてきたので、どの習慣が自分の生活を楽にしてくれるのか、そしてどの習慣が後で悩まされることになるのかを知る機会がたくさんありました。長年にわたり、当時は無害に見えたものの、スプレッドシートの並べ替え、フィルター、更新、理解が困難になっていたいくつかのものを徐々に捨ててきました。ここでは、私が Excel でやめた 5 つのことと、その結果としてスプレッドシートの信頼性が大幅に向上した理由を紹介します。

セルの結合

整然としたスプレッドシートが扱いにくくなる可能性がある

私はスプレッドシートをよりすっきりと見せたいときはいつでもセルを結合していました。ヘッダーが 2 つ以上の列にまたがる必要がある場合はヘッダーを結合し、見出しまたはラベルが複数の行に適用される場合は行全体にセルを結合し、データ ポイントが同じ行内の複数の列にまたがって適用される場合は列全体にセルを結合します。これはスプレッドシートを整理整頓するための私の方法でしたが、[結合して中央揃え]ボタンがリボン上で非常に目立つため、クリックせずにはいられませんでした。

しかし、セルを結合すると、さまざまな問題が発生します。 Excel は、各セルに単一の情報が含まれている場合に最適に機能します。このため、結合されたセルは、データがこのようにレイアウトされることを期待するフィルター処理、並べ替え、ピボットテーブル、その他の Excel 機能を妨げる可能性があります。

現在は、各行を完全な記録として保持し、必要に応じて関連する値を繰り返します。また、データセットを書式設定された Excel テーブルに変換します。これにより、Excel に必要な明確な構造が与えられます。どうしても複数の列の中央に何かを表示する必要がある場合は、代わりに選択範囲全体の中央を使用します。

スプレッドシートはまだきれいに見えますが、Excel では私が何を言いたいのかを理解するのがはるかに簡単になりました。

空白行を残す

Excel では、私と同じように常に空の行が表示されるわけではありません

空白行があると、特に長いデータのリストを扱う場合に、スプレッドシートが見やすくなります。私は、特にワークシートの異なるセクションを視覚的に分離したい場合に、少し休憩スペースを作るためにこれらを挿入していました。

問題は、Excel が完全に空白の行をデータの 1 つのブロックの終わり、または別のデータの始まりとして解釈してしまうことです。セルの結合と同様、並べ替えやフィルター処理、ピボットテーブルの作成、または Power Query へのデータの読み込み時に頭痛の種を引き起こす可能性があります。私にとって空の行は無害な書式設定のように見えるかもしれませんが、Excel ではそれを境界として認識します。

代わりに、私は通常、関連するレコードをまとめて保持し、完全に独立したデータのセットを分離する必要がある場合は、別のテーブルを作成します。すべてが同じデータセットに属しているが、異なるグループを視覚的に区別したい場合は、条件付き書式設定を使用します。

そうすることで、データの途中に問題となる可能性のあるギャップを入れることなく、必要な視覚的な区別を得ることができます。

手作業でセルに色を付ける

手動でフォーマットするとすぐに同期が失われる可能性があります

スプレッドシートを色でわかりやすくすることはできますが、最近では手動で適用することは避けるようにしています。色が何かを意味する場合 (完了は緑、期限切れはオレンジ、注意が必要なものは赤など)、基礎となるデータが変更されると、その色は簡単に古くなります。また、特に複数の人が同じスプレッドシートで作業している場合、書式設定が不一致になりやすくなります。

そこで条件付き書式設定が登場します。セルが特定の条件を満たした場合に特定の書式を適用するように Excel に指示できるため、データの変更に応じて強調表示も自動的に変更されます。

その他については、セル スタイルを使用すると書式の一貫性を簡単に保つことができます。さまざまなスタイルを使用して入力セル、計算セル、編集すべきでないセルを表示し、必要なときにいつでもそれらのスタイルを適用できます。後でスタイルを変更する場合は、ワークシートを調べて個々のセルを再フォーマットするのではなく、その定義を更新できます。

スプレッドシートで色を使用するのが悪いと言っているわけではありません。実際、それは実際に信頼性を高めるのに役立ちます。重要なのは、Excel が繰り返しの作業を処理して、書式を一貫して最新の状態に保つことができるということです。

値のハードコーディング

前提が変わると問題になる

のような式 =(@(Total Sales))*(1-8.25%) 完璧に正しい答えを与えることができます。問題は、そのハードコードされた値 8.25% が、税率、手数料、割引、合格点など、後で変更される可能性のあるものを表す場合に発生します。

私は、変更可能な値を独自のセルに入れて、代わりに数式から参照することを好みます。それで、私は使うかもしれません =(@(Total Sales))*(1-$N$2)、現在の税率が N2 に保存されます。レートが変化した場合は、N2 を変更すると、計算式が自動的に更新されます。

セルに名前を付けることで、数式をさらに理解しやすくすることができます。 $N$2 を参照する代わりに、セルに「TaxRate」という名前を付けて使用できます。 =(@(Total Sales))*(1-TaxRate)。これにより、特に数か月後にスプレッドシートに戻ったときに、数式がよりわかりやすくなります。

また、私のワークブックを見ている他の人にコンテキストを提供します。慎重に名前を付けたセルは、謎のセル参照よりもはるかに理解しやすいです。

1 つのワークシートですべてを実行できる

ワークブックが増えると管理が難しくなる

すべてを 1 つのワークシートにまとめたくなる誘惑にかられます。生データ、計算、メモ、ルックアップ リスト、および最終レポートはすべて共存でき、小さなスプレッドシートの場合、これは完全に合理的です。ただし、ワークブックが大きくなるにつれて、何が安全に変更できるのか、何が他のものに依存しているのかを判断するのが非常に難しくなります。

私は現在、ワークブックのさまざまな部分に独自のジョブを割り当てる傾向があります。生データのソース シート、計算と変換のロジック シート、結果のインターフェイス シートです。私はこれを 3 タブ ルールと呼んでいます。すべてのスプレッドシートに対してこれを厳格なルールとして従うわけではありませんが、更新したり、共有したり、後で戻ったりするすべての場合に適用されます。

これは、すでに述べた他の習慣とも結びつきます。ソース データには結合されたセルや空白行がなく、計算には数式内に埋め込まれた仮定が含まれておらず、インターフェイスでは基になるデータに影響を与えることなく書式設定を使用できます。

これらのジョブを分離しておくと、ワークブックのある部分を誤って別の部分を壊すことなく変更することがはるかに簡単になります。

少しの自制は大いに役立ちます

Excel にはスプレッドシートを破壊するのを待っている機能がたくさんあると言っているわけではありません。まったく逆です。重要なのは、どのツールをいつ使用するかを知ることです。また、手動での作業をやめるのに役立つ、あまり知られていない Excel の機能もたくさんあります。カスタム リストを使用すると、Excel でデータを入力および並べ替えることができ、カメラ ツールでダッシュボードのライブ スナップショットを作成でき、データの分析でデータから有用な洞察を得ることができます。