Excel ファイルは、あなたが思っている以上に密かに共有されています。確認方法は次のとおりです

Excel ファイルを誰かに送信するとき、プライバシーについてはあまり考えていないかもしれません。結局のところ、これは単なるスプレッドシートであり、送信する前にシートに何が含まれているかを確認できます。実は、ワークブックには実際には目に見えるセル以外にも多くのセルが含まれている可能性があります。メタデータにあなたの名前、忘れていた隠しワークシート、またはコンピュータ上のフォルダを指すファイル パスがまだ残っている可能性があります。

Excel にはプライバシー チェックが組み込まれています

ドキュメント検査ではワークブックの内容が表示されます

Excel for Windows には、ブックに隠れている可能性のあるコンテンツ、個人的なコンテンツ、またはその他の明白でないコンテンツがないかチェックするドキュメント インスペクターが組み込まれています。それを見つけるには、次の場所にアクセスしてください [ファイル]>[情報]>[問題のチェック]>[ドキュメントの検査]。

ドキュメント検査によってチェックされるカテゴリは、Excel のバージョンによって異なります。私の現在のバージョンには、コメント、個人情報、非表示のワークシートと行、外部リンク、埋め込みドキュメント、データ モデル、マクロ、およびいくつかのあまり一般的ではない機能が含まれています。

ワークブックを何も変更せずに検査を実行できます。 Excel は検出したものを単にレポートするだけです。ただし、一部のカテゴリには すべて削除 ボタンがあるので注意が必要です。

何かを見つけたからといって、自動的にそれを削除する必要があるわけではありません。無害なメタデータであるアイテムもあれば、ワークブックの動作に不可欠なアイテムもあります。ドキュメント検査は、ファイルを共有する前にファイルの内容を思い出させる手段として考えてください。

Excel に保存されているあなたについての内容を確認する

ワークブックは作成者を記憶できます

これらは、共有する Excel ファイルを準備するときに最初に確認することです。 HTG Excel チュートリアルと一緒にワークブックを発行するとき、そのワークブックに自分の名前やその他の個人情報が含まれたくないので、ドキュメント検査を使用して見つけて削除します。

ドキュメントのプロパティと個人情報 作成者の名前、会社、その他のメタデータなどの情報を含めることができます。これは私が使用する最も明確なケースの 1 つです すべて削除。

私もチェックしてます コメント、ユーザー名、タイムスタンプ、コメントのテキストを含めることができます。 カスタムワークシートのプロパティ、 ヘッダーとフッター、 そして インク 伝えたくない情報も含まれる場合があります。

しかし、実際には、これらのアイテムの一部を保持しておきたい場合もあります。たとえば、ヘッダーには有用なブランドが含まれる場合があり、コメントには受信者が必要とする指示が含まれる場合があります。

隠したものをすべてチェックする

非公開は非公開という意味ではありません

Excel の非表示コンテンツは、特にワークシートを乱雑にしたくないために何かを隠した場合、忘れられやすいものです。ただし、非表示のコンテンツはブックの一部として残るため、ファイルを共有するときにも関連する可能性があります。 Document Inspector が見つけられるのは 非表示のワークシート、 非表示の行と列、 隠された名前、 目に見えないコンテンツ、 そして アクティブフィルター。

隠された計算シートが良い例です。誰かに見られたくないかもしれませんが、 すべて削除 ワークシートを完全に削除すると、ワークシートに依存する数式が破損する可能性があります。非表示の行または列にもヘルパー計算を含めることができます。 すべて削除 内容を削除できます。

したがって、ドキュメント検査で非表示のコンテンツが見つかった場合は、削除の指示ではなく、そこにあるコンテンツを確認するためのリマインダーとして受け止めてください。

目に見えるワークシートの向こう側に目を向ける

一部の Excel コンテンツはグリッドの外に存在します

ワークブック内の一部の情報は、どのワークシートにも表示されません。

の データモデル シートをスクロールしても表示されないインポートされたデータが含まれる場合があります。 ピボットテーブル、ピボットグラフ、キューブ数式、スライサー、タイムライン すぐには表示されないデータに関連付けることもできます。

それから、 埋め込みドキュメント、Word 文書全体、PDF、または独自のコンテンツとメタデータを含むその他のファイルを含めることができます。

これらは、ドキュメント検査が主にワークブックの内容を思い出させるものである理由を示す良い例です。たとえば、ワークブックがデータ モデルに依存している場合、データ モデルを削除するとリレーションシップ、メジャー、ピボットテーブル、その他の機能が壊れる可能性があるため、データ モデルが存在することを認識することが重要です。カテゴリに 詳細情報 ボタンをクリックすると、Excel は何も削除するように要求するのではなく、より詳細な情報を提供します。

ワークブックの接続先を確認する

スプレッドシートはそれ自体の外側を指すことができます

Document Inspector が見つけられるのは 他のファイルへのリンク、 リアルタイムデータ機能、 長い外部参照、 そして カスタム XML データ。

他のファイルへのリンク ファイル パスからは、フォルダー名、ユーザー名、ブックの保存場所に関する情報など、予想以上の情報が明らかになる可能性があるため、確認する価値があります。リンクが必要ないと判断した場合は、次のリンクにアクセスしてください。 「データ」>「ワークブックのリンク」 （または リンクの編集 古いバージョンでは）、ソースを変更したり、リンクを解除したりできます。

長い外部参照 は、ファイル パスが 218 文字を超える特定の種類の外部参照です。 リアルタイムデータ機能 ワークブックの外部からデータを取得できます。

これらは自動的に問題になるわけではありません。ワークブックに外部接続が必要な場合、それを削除することは、そのままにしておくより悪い可能性があります。

コードと追加機能を見逃さないでください

これらの機能の一部はワークブックの動作を維持します

残りのカテゴリーには以下が含まれます： マクロ、フォーム、および ActiveX コントロール、 とともに コンテンツアドイン、 タスクペインアドイン、 定義されたシナリオ、 そして Excel アンケート。

これらの中には、あなたにとってまったく無関係なものもあるかもしれません。その他は、特定のワークブックの基本となる場合があります。たとえば、ドキュメント検査でマクロが見つかったために VBA プロジェクトを削除すると、そのマクロを動作させるコードも削除されます。シナリオには、保持しておきたいモデリング情報も含まれる場合があります。

ここで何かを削除する前に、それがワークブック内でどのような役割を果たしているかを確認してください。共有しているバージョンにそれが属するかどうかを決定するのはあなた次第です。

共有するコピーを準備します

送りたくないものは削除する

インスペクターの結果を確認した後、最初に作成したコピーに必要な変更を加えます。オリジナルを安全な場所に保管してください。そのため、非表示のシート、外部リンク、埋め込みドキュメント、またはその他の機能を削除することで予期せぬ影響が生じた場合でも、変更されていないブックに頼ることができます。

次に、表示されているワークシートも手動で確認します。ドキュメント検査では、白で書式設定された機密テキスト、他のオブジェクトで覆われたオブジェクト、画像内に含まれる個人情報が必ずしも検出されるわけではありません。

完了したら、クリーンなコピーを再度開き、数式、ピボットテーブル、グラフ、マクロ、リンク、その他必要な機能が引き続き動作することを確認します。すべてが正常であれば、そのクリーンなコピーが共有されることになります。オリジナルの変更を繰り返す必要はありません。

実際に何を共有しているのかを知る

これが、Excel ファイルを共有する前に私が使用するワークフローです。コピーを検査し、Excel が検出した内容を確認し、共有したくないものをすべて削除して、完成したブックを自分でチェックします。重要なのは、ファイルを送信する前に、ファイルの実際の内容を理解することです。