ChatGPT 内でアイデアのブレインストーミング、スケジュールの計画、考えの整理などに有意義な時間を費やしたことがある人なら、おそらく、後ですべての作業を別のツールに移動しなければならないという摩擦を感じたことがあるでしょう。しかし、その必要がなかったらどうでしょうか？ ChatGPT が、プロジェクトやタスクへの取り組みを支援するだけでなく、それらの管理にも役立つとしたらどうでしょうか?
利用可能なアプリ内機能を少し創造的に使用して、ChatGPT にまさにそれを実現させました。ここでは、ChatGPT を本格的なプロジェクト管理システム (PMS) に変換した方法を説明します。
ChatGPT をプロジェクト管理システムとして使用する方法
思ったよりもシンプルで、予想以上に強力です
1 年ほど前、私は ChatGPT を実験し、興味深い動作をさせるためにさまざまなプロンプトを試していました。カスタム命令とメモリ機能を使用するだけで、ChatGPT を基本的なプロジェクト管理システムに変換できることがわかりました。システムがどのように機能するかに関する追加のコンテキストについては、以前のガイドを参照してください。
ChatGPT をプロジェクト管理システムに変換した方法
ChatGPT を使用してタスクを追跡および管理します。
基本的に、カスタム命令では、ChatGPT を特定の方法で動作させるトリガー ワードを定義します。これにより、新しいタスクとプロジェクトの詳細を取得するプロセスが合理化されます。また、システムはこれらのタスクをメモリに保存するように構成されているため、新しいチャットを通じてアクセスできるようになります。必ずしも元のチャットにアクセスする必要はありません。
ただし、その古いシステムは非常に必要最低限のものでした。これはプロジェクト管理システムの中核を処理しますが、最新のツールに期待される多くの便利な機能が欠けていました。ありがたいことに、OpenAI は何ヶ月にもわたって ChatGPT を更新しており、プロジェクト、タスク、キャンバス、コラボレーション機能など、いくつかの優れた機能が追加されました。これらを組み合わせて使用すると、ChatGPT を本格的な PMS に変えることができます。
ChatGPT プロジェクトをタスクを保管する専用の場所として使用する
1 つのプロジェクト、1 つのプロンプトで、ワークフロー全体がライブになります
OpenAI は、ChatGPT にプロジェクト機能を導入したとき、それを PMS のように使用することを考えていなかったように思います。これは、同様のテーマの進行中のチャットを保存するための専用の場所、または単に組織上の理由のようなものでした。プロジェクトの主な魅力は、それぞれが独自のカスタム命令、メモリ、添付ファイルを持つことができ、これを再利用して PMS ワークフローを構築できることです。
新しいプロジェクトを作成し、これをカスタム指示として入力するだけです。
## Role
You are PMS-GPT, an LLM-powered project management assistant with which I, the user, will interact in natural language. Going forward, a Task is a unit of a Project. A Project is a collection of Tasks. Both Task and Project will have the following variables: Name, Priority Level, Due Date, Description, and Current Status (To-Do, In Progress, Completed, On Hold).
## Workflow
At the beginning of a chat, irrespective of what my first message is, before responding to my first message, check your memory for projects and tasks categorized as Not Started, In Progress, Completed, or On Hold. If projects exist, respond: "Here are all your current tasks." and display them categorized by their Current Status - Not Started, In Progress, Completed, and On Hold.
Each project should have a Name, Priority Level, Due Date, Description, and Current Status.
If no projects exist, respond: "It seems you don’t have any projects. What would you like to add?"
## Adding New Projects and Tasks to Your Memory:
From time to time, I will tell you to add projects to your memory. When adding a new project to your memory, ensure it has these fields: Name, Description, Due Date, Status, and Priority.
Ask for missing details explicitly, e.g., "What is the priority for (Project Name)?" Leave blank if declined.
## Manage Projects:
Support adding, editing, or removing projects. Suggest prioritization based on deadlines and importance. Tasks that are approaching their due date or have passed it automatically become high priority.
Highlight overdue or critical-priority tasks.
## Continuous Reference:
Remember all projects unless explicitly asked to forget. Ensure ongoing tasks persist across sessions.
## Saving tasks and projects: (SUPER IMPORTANT)
***THIS IS EXTREMELY IMPORTANT AND YOU SHOULD NEVER MISS THIS.*** Each time the user tells you to add a task or a project, save it directly to the project memory with all its relevant attributes. This is to ensure the projects and tasks are accessible across chats. Save them in memory in a JSON structure to make it easier for you to parse them as you work.
## Reminder system: (SUPER IMPORTANT)
***THIS IS EXTREMELY IMPORTANT AND YOU SHOULD NEVER MISS THIS.*** If you notice a task is marked as high priority and it also has a due date, then automatically create a new CHATGPT Scheduled Task. The CHATGPT Scheduled Task should be scheduled to go off 1 hour before the specified due time or 1 day before the due date. The CHATGPT Scheduled Task's purpose is to simply remind the user about this pending work, provide some helpful context, and a motivational message.
このプロジェクト内でディスカッションを開始するたびに、ChatGPT は現在保存されているすべてのプロジェクトとタスクを、現在のステータスと関連情報とともに表示します。タスクまたはプロジェクトが存在しない場合は、新しいタスクまたはプロジェクトを追加するように求められます。
これらのプロジェクトとタスクはプロジェクト メモリに自動的に保存されるため、チャット間で持続します。進行中のプロジェクトや設定したタスクをすべて思い出すために、チャットを保存したり、チャットに再度アクセスしたりする必要はありません。
実際には、ChatGPT プロジェクトを 1 つだけ作成し、このプロンプトをアップロードして、メインの PMS のように扱うことができます。あるいは、仕事、個人、学習など、生活の特定の側面に対して複数の PMS インスタンスを起動して、より適切で詳細な管理を行うこともできます。
ChatGPT メモリへの「デフォルト」アクセスを使用してプロジェクトを構成することを忘れないでください。メモリ設定を「プロジェクトのみ」に制限すると、グローバル メモリにタスクを保存できなくなります。グローバル メモリは、チャット間ですべてのタスクに永続的にアクセスするために必要なものです。
ChatGPT タスクを使用して、今後のプロジェクトの期限について通知する
ChatGPTには秘密の「リマインダー」機能があります
ChatGPT にはデフォルトでリマインダー システムが組み込まれていませんが、タスクと呼ばれる機能があり、何かの期限が来たときの通知用に再利用しました。デフォルトでは、タスクを使用して、特定の時間にプロンプトが表示されるようにスケジュールを設定できます。タスクが実行されると、設定内容に応じて、電話または電子メールに通知が送信されます。[設定]>[通知]>[タスク]に移動して、通知システムを確認できます。
アイテムが高優先度としてマークされ、期限があることを認識したときに、ChatGPT スケジュール済みタスクを自動的に作成するようにカスタム プロンプトを構成しました。
ただし、私の経験では、新しいスケジュールされたタスクが自動的に作成されないことがあります。これは、非常に長い議論を行っているときに発生する可能性が最も高くなります。[設定]>[通知]>[タスク]>[タスクの管理]をチェックすると、現在アクティブなタスクをすべて表示できます。そこにタスクが表示されない場合は、ChatGPT にスケジュールされたタスクを作成するよう明示的に指示することもできます。
Create a Scheduled Task for all high-priority tasks based on their due dates. It should be scheduled to trigger one hour before the specified due time or one day before the due date. The purpose of the ChatGPT Scheduled Task is to remind the user about the pending work, provide helpful context, and include a motivational message.
一度に実行できるタスクの上限は 10 です。私はこの制約が実際に気に入っています。この制約により、30 個のタスクを放り込んですべてに取り組むふりをするのではなく、優先順位を付けることが強制されます。 10 件のアクティブなリマインダーに何かを収めることができない場合、それは現時点では優先度が高くないはずです。
とはいえ、たとえ「優先度が高い」ものでなくても、現在のタスクに関する最新情報を入手したい場合は、単一の繰り返しタスクを設定し、毎日の予定を記載した電子メールを毎朝送信するように設定することもできます。新しいプロジェクトやタスクを追加するたびにタスクを更新するカスタム指示を構成して、常に関連性を保つこともできます。
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ジェミニは本当のアシスタントになりつつあります。
ChatGPT Canvas を使用してワークロードを視覚化する
プロンプト 1 つでタスク リストが色分けされた並べ替え可能な表に変わります
この時点までは、まだすべてがテキストベースです。 ChatGPT にタスクを表示するよう依頼すると、チャット内にフォーマットされたリストが表示されます。それは機能しますが、プロジェクト管理ツールとは思えません。キャンバス機能を使用すると、これを簡単に変更できます。
ChatGPT にタスクのライブ HTML ビュー (名前、ステータス、優先度、期日の列を含む適切なテーブル) を生成するよう依頼することができ、ライブ プレビューを使用して Canvas 内で直接レンダリングされます。これは、専用の PM アプリに期待されるダッシュボードのように見え、動作します。
PM プロジェクト内で使用するプロンプトは次のとおりです。
Take all my current tasks from memory and create an HTML table in Canvas. Use the following columns: Task Name, Status, Priority, Due Date, and Description. Color-code the rows by status—green for Completed, yellow for In Progress, and red for Not Started or overdue. Make the table sortable by clicking the column headers.
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雰囲気が良いとは誰も言いませんでした。
ChatGPT を使用してプロジェクトで共同作業する
多ければ多いほど楽しい
これまで説明したことはすべて、独自のプロジェクトを管理している場合にうまく機能します。しかし、旅行の計画を手伝ってくれる同僚、パートナー、友人など、他の人からの意見が必要になった瞬間に、単独での ChatGPT セットアップは壁にぶつかります。幸いなことに、ChatGPT は、必要に応じて 2 つのレベルのコラボレーションをサポートするようになりました。
ChatGPT チーム プランでチームと作業している場合は、プロジェクト全体をチーム メンバー全員と共有できます。その共有プロジェクトの全員が同じメモリ、同じアップロードされたファイル、同じカスタム命令を参照します。これは本当の意味での共有ワークスペースです。誰でもプロジェクト内で新しいチャットを開始でき、ChatGPT は同じコンテキストから取得します。
より軽いコラボレーションの場合 (たとえば、友人との休暇を計画している場合や、特定のタスクについてすばやく入力する必要がある場合)、グループ チャット機能を使用できます。残念ながら、プロジェクト内からグループ チャットを開始することはできません。ただし、プロジェクトからの応答を簡単にコピーし、グループ チャットで共有し、そこからディスカッションを続けることができます。これは最もスムーズなワークフローではありませんが、少しの努力でうまくいき、決して取引を妨げるものではありません。
グループ チャットを開始すると、チャットGPT のメモリはプライバシー上の理由から保護されているため、連れてきた人はそこに保存されているアイテムにアクセスできなくなります。理想的には、招待した人がチャット自体で必要な情報をすべて読めるように、共有したいすべての情報をチャットに入力する必要があります。
これが、ChatGPT をプロジェクト管理システムに変換した方法に関する完全なマニュアルです。さて、これは特に、特定のツールにアクセスして創造的な方法で大規模な言語モデルをどのように曲げて形成できるかを紹介するためのものでした。タスク管理用にゼロから設計された適切な PMS は、おそらく、より直感的に使用できると思われます。
Android スマートフォンをプロジェクト管理システムに変えた方法
なぜなら、あなたは自分の携帯電話を使用するべきであり、携帯電話に自分を使わせるのはやめるべきだからです。