見逃せない 3 つの Excel アップデート (Copilot に関係するものはありません)

何十年も Excel を使ってきたので、文句を言うことはもう尽きたと思うでしょう。いいえ。私が回避方法を学んだ小さな不満はまだたくさんありますが、それが、Microsoft が粗い部分を滑らかにしてくれるのを見るのをいつもうれしく思う理由です。最近の 3 つのアップデートが私の目に留まりましたが、驚くべきことに、Copilot はそれらとは何の関係もありません。

Microsoft はこれらの機能をプレビューとして段階的に展開しているため、お使いのバージョンの Excel で正確にどのように、いつ表示されるかは異なる場合があります。

Excel の最も優れた書式設定テクニックの 1 つが見つけやすくなりました

私はセルの結合をやめるよう何年も言い続けました

結合セルに関する私の記事を読んだことがあれば、私が結合セルの最大のファンではないことがわかるでしょう。スプレッドシートをフォーマットしているときにはそれらは十分に無害であるように見えますが、データの操作を開始すると、さまざまな種類の頭痛の種を引き起こす可能性があります。並べ替えやフィルター処理は、結合されたセルでは必ずしも適切に機能するとは限りません。セルを含む範囲をテーブルに変換すると、セルの結合が自動的に解除され、データ分析ツールは結合されたデータに苦戦する可能性があります。

だからこそ私は長い間好んでいました 選択範囲の中心 見出しを複数のセルにまたがって表示したい場合。結合した場合とほぼ同じ視覚的な結果が得られますが、セルは分離されたままで、テキストは左上のセルに残ります。 Excel では、基になる範囲を通常のセル範囲と同様に扱うことができます。

問題は常に物を見つけることでした。[選択範囲の中央揃え]は従来、Excel の[セルの書式設定]ダイアログに隠れていましたが、定期的に使用する場合はあまり便利ではありません。以前にこれをクイック アクセス ツールバーに追加しましたが、それでもかなり複雑な VBA の回避策が必要です。この更新では、Microsoft は[結合と中央揃え]ボタンのドロップダウン メニューに[選択範囲全体の中央揃え]を追加することで、アクセスが大幅に容易になりました。

これは正しい方向への動きですが、それでも、Merge や Center とメニューを共有するのではなく、Center Across Selection に独自のボタンを持たせたいと考えています。とはいえ、今回のアップデートにより、Merge と Center が見つけやすくなったという理由だけで、そこに手を伸ばす人が少なくなるはずです。

このテーブルの機能はあなたが思っている以上に重要です

テーブル名は当然の注目を集めています

私は長い間 Excel ユーザーに対し、テーブルを Table1、Table2、Table3 などのデフォルト名のままにするのはやめるようアドバイスしてきました。いくつかの大規模なワークブックを操作すると、その理由がわかるでしょう。

テーブルに意味のある名前を付けると、数式がはるかに理解しやすくなります。構造化参照は、Table7 に何が含まれているかを覚えておくのではなく、どのデータを操作しているのかを示します。意味のあるテーブル名を使用すると、ナビゲーションも簡単になります。[名前ボックス]ドロップダウン リストを開いてテーブルを選択すると、適切な範囲を見つけるために広大なワークブックをスクロールすることなく、そのテーブルに直接ジャンプできます。また、Power Query、ピボットテーブル、グラフ、その他の Excel 機能を使用するときに正しいデータを識別するのにも役立ちます。

これまで、テーブルの作成と名前の付けは別の手順でした。テーブルを作成し、[テーブル デザイン]タブに移動して意味のある名前を付けます。マイクロソフトはそれを変えようとしています。の テーブルの作成 ダイアログでは、作成プロセスの一部として名前を入力できるようになりました。

これは単なるインターフェースの調整以上のものなので、私はこれが気に入っています。これは、私が何年も議論してきたことを認めています。テーブルの名前は思いつきではありません。これはテーブル自体の重要なプロパティです。テーブルを作成するとき、データが何を表すかはすでにわかっているので、その時点でテーブルに名前を付けるのは理にかなっています。

このアップデートにより、ワークブックの整理方法が変わる可能性があります。一般的に名前が付けられたテーブルでいっぱいのスプレッドシートを継承したことがあれば、私がそれを見て喜んでいる理由がわかるでしょう。

Excel はスプレッドシート データの第一のルールに挑戦しています

1 つのセルが常に 1 つのデータ ポイントである必要はなくなりました

Excel を使用するときに私が従った最も基本的な原則の 1 つは、1 つのセルに 1 つのデータ ポイントを含めるということです。 5 つの情報がある場合、それらを 5 つのセルに入れます。コンマ、改行、またはその他の区切り文字で区切られた 1 つのセルにそれらを詰め込むことはありません。これは、データが適切に構造化されている場合に Excel が常に最適に機能するためです。その後、個々の値を並べ替え、フィルター処理、計算、クエリ、集計し、他の機能で使用することができます。

Microsoft は現在、その原則に挑戦するもの、つまりセル内のリストと配列を導入しています。リストを使用すると、複数の個別の項目を 1 つのセルに保持しながら、それらの項目で個別にフィルター処理できます。たとえば、各ユーザーがどのスポーツにサインアップしたかを 1 つのセルに記録し、リストをフィルターして、バスケットボール、テニス、またはその他のスポーツをしている全員を検索できます。以前は、スポーツごとに個別の列、またはカンマ区切りのテキスト文字列が必要で、列のフィルター メニューのオプションとして個々のスポーツを表示できませんでした。配列はこれをさらに進化させたものです。数式で結果を範囲全体に広げるのではなく、配列全体を 1 つのセルに保持し、その後の計算でその個々の値を使用できます。配列には、ネストされた配列と呼ばれる他の配列を含めることもできます。

この新しい構造での作業を支援するために、Microsoft は次の 4 つの機能を導入しています。

• =フラット化(): 配列から 1 つ以上のレベルのネストを削除します。
• =HAS(): 配列に特定の値が含まれているかどうかを確認し、TRUE または FALSE を返します。
• =ハサニー(): 配列に指定された値のセットが含まれているかどうかを確認し、TRUE または FALSE を返します。
• =ハッオール(): 配列に指定されたセット内のすべての値が含まれているかどうかを確認し、TRUE または FALSE を返します。

これは Excel にとってまったく新しい領域であるため、この更新プログラムは最初の 2 つの更新プログラムとは大きく異なります。範囲を書式設定するには、選択範囲全体を中央揃えする方が良い方法です。テーブルに名前を付けることは、ワークブックを整理するためのより良い方法です。セル内のリストと配列は、スプレッドシート データ自体に対する考え方を変える可能性があります。

いくつかの注意事項があります。入れ子になった配列を含むほとんどの計算には、互換性バージョン 3 が必要です。これは、私のバージョンの Excel ではまだサポートされていない新しいブック設定です。 Microsoft は、現在の制限事項もいくつかリストしています。たとえば、データ検証のドロップダウン項目としてリストや配列を使用することはできません。また、検索と置換でその中の個々の項目を変更することもできません。ピボットテーブルは配列値をソース データとして読み取ることができませんが、Power Query は配列を含む列を読み込んだり出力したりすることができません。

これは、私の 1 セル 1 データポイントのルールが突然悪いアドバイスになるという意味ではないと思います。従来の Excel データセットの場合、個々の値を個々のセルに保持するのが賢明なアプローチですが、Microsoft は別のオプションを提供しています。

Excel を向上させるのに AI は必要ありません

過去 1 年間、Copilot は Excel で大きな注目を集めてきたため、日々の改善がどこに行ったのか不思議に思われがちです。 AI は便利ですが、次の Copilot 機能が注目を集める一方で、長年のユーザビリティに関する問題が放置されているとイライラします。だからこそ、これら 3 つのアップデートは非常に新鮮であり、少なくとも現時点では Microsoft が基本を放棄していないことを示しています。