作成するすべてのスプレッドシートで使用する 6 つの Excel 機能

Excel には何百もの機能があり、今でも毎年新しい機能を発見しています。非常に特殊な問題を解決するものもあれば、私が作成するすべてのワークブックに静かに登場するほど役立つものもあります。最初のスプレッドシートを作成する場合でも、1000 回目のスプレッドシートを作成する場合でも、データを整理し、正確に、そして扱いやすく保つために私が頼りにしているのは、これらの組み込み Excel 機能です。

すべてのワークブックに最初に追加するのは Excel テーブルです

データの信頼できるベースを作成する

個人の予算を追跡する場合でも、プロジェクトのタイムラインを計画する場合でも、私は生データを Excel テーブルに変換することから始めます (Ctrl+T）。通常の範囲は単なるセルのブロックですが、テーブルを使用すると、データの開始位置と終了位置、およびデータの変更に応じてその構造がどのように適応するかを Excel が明確に理解できるようになります。

テーブルは、面倒な構造の維持を自動的に処理します。データが増大するにつれて、テーブルは下方に拡張して新しいレコードを組み込み、既存の書式設定や数式をコピーします。また、テーブルでは、$A$2:$C$100 のような壊れやすくわかりにくいセル参照が、(@Sales) のような読みやすい構造化された参照に置き換えられます。その時点から、私が追加する他のすべてはそのテーブルに基づいて構築されます。

データ検証により、後で間違いを修正する必要がなくなります

ワークブックを不正な入力から保護する

テーブルが構築された瞬間に、そこに入力できるものをロックダウンします。タイプミス、一貫性のないスペル、壊れた書式設定を後から修正するのではなく、データ検証ルールを追加するのに 1 分を費やします (データ > データ検証) 前に データ入力。

シンプルなドロップダウン リストは、承認されたオプション セットから選択することをユーザーに強制することで、多くの一般的なデータ入力エラーを防ぎます。数値やタイムラインを追跡している場合は、境界ルールを追加して、不可能な日付や負の数値を拒否します。より具体的な要件を強制したり、複数の条件を組み合わせたりする必要がある場合は、Excel のより高度なデータ検証ルールを使用します。

私はいつも、カスタム入力メッセージとエラー アラートを構成するのにさらに数秒かけて、ブックを使用する他の人に役立つガイダンスを提供し、Excel が入力を拒否する前に入力を修正する方法を正確に示します。

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条件付き書式を使用すると、重要な傾向を即座に見つけることができます

注目すべきデータを表面化する

ワークシートが数値でいっぱいになったら、何が重要かを理解するためにすべての行を手動でスキャンする必要はありません。条件付き書式を使用します (ホーム > 条件付き書式設定）値に基づいてデータの表示方法を自動的に変更するビジュアル レイヤーとして、傾向を理解し、重要な情報を強調表示し、潜在的な問題を数秒で発見するのに役立ちます。

組み込みのプリセットを使用して、重複する値を強調表示したり、期限を過ぎた場合にフラグを立てたり、パフォーマンスをカラー スケールで比較したり、上位のパフォーマンスを自動的にシェーディングしたりしています。また、余分なグラフを追加せずにトレンドを目立たせたい場合に、アイコン セットやデータ バーを使用することもあります。より複雑なプロジェクトの場合は、数式ベースのルールを使用して、単一のセルのステータスに基づいてテーブルの行全体を書式設定します。これにより、重要な詳細がすぐに目立つようになります。これらのルールが設定されると、Excel が視覚的な作業を行ってくれるので、大規模なデータセットを一目で理解しやすくなります。

カスタム数値形式により、値を変更せずに読みやすさが向上します

生データを保存しながらディスプレイをクリーンアップします

カスタム数値形式 – 内部に隠されています セルの書式設定 ダイアログ (Ctrl+1)—これは私のお気に入りの Excel 機能の 1 つです。基本的な値を維持しながら、画面上でのデータの表示方法を変更するため、数式、ピボットテーブル、グラフは期待どおりに動作し続けます。

私のワークフローでは、カスタム数値形式により、スプレッドシートの 3 つの一般的な問題が解決されます。スペースを節約するために大きな数字をきれいな「K」または「M」接尾辞で省略すること、視覚的な乱雑さを減らすために邪魔なゼロ値を隠すこと、計算を中断することなく値のすぐ横に「ポンド」や「時間」などの単位を追加することです。カスタム形式では、正と負の数値を自動的に色分けできるため、不要な書式ルールを追加することなく、データを簡単にスキャンできます。

スライサーを使用するとスプレッドシートが使いやすくなります

自分自身や他の人のためにインタラクティブなシートを作成する

Excel テーブルでは、フィルター矢印がヘッダー行に自動的に追加されます。これは、より高度なフィルター処理、値の長いリストの検索、または特定の順序でのデータの並べ替えが必要な場合に最適なオプションです。ただし、これらはデータセットを探索するための最も迅速な方法であるとは限りません。

問題は、フィルタ メニューが小さなドロップダウン ボタンの後ろに隠れていることです。カテゴリ、地域、製品、またはその他のフィールドを繰り返し切り替える場合、メニューを開いて適切なオプションを見つけてフィルターを再度クリアするのは、驚くほど面倒になります。また、フィルターが適用されていて、一部のデータが現在非表示になっている場合も、一目では必ずしも明らかではありません。

データをより速く、より視覚的に操作する方法が必要な場合は、スライサー (挿入 > スライサー または ピボットテーブル分析 > スライサーの挿入）が答えです。ドロップダウン メニューを調べる代わりに、明確にラベルが付けられた大きなボタンをクリックしてデータを即座にフィルタリングでき、どのオプションがアクティブであるかが一目瞭然です。

スライサーはピボットテーブル専用だと思っている人も多いですが、標準の Excel テーブルに直接挿入することもできます。これらは、同じデータセットのビューをすばやく切り替えたいダッシュボード、トラッカー、レポートに特に役立ちます。

Power Query は、インポートされたデータを 2 回クリーンアップしないことを意味します

反復的な手動データ準備を排除する

別のシステムからデータを受信するときは、手動で 2 回クリーニングすることを避けています。同じ列を削除したり、同じデータ型を変更したり、同じ行を何度も並べ替えたりすることになると、Excel で処理できる作業を繰り返すことになり、貴重な時間を無駄にしていることになります。

Power Query は、データが乱雑な状態で到着するたびに使用する機能です。毎週同じレポートを手動で作成する代わりに、データをテーブルに変換し、次のコマンドで開きます。 データ > データの取得と変換 > テーブル/範囲から。列の削除、データ型の修正、行のフィルター処理、およびデータの再形成を行うと、Excel はそれらの指示を[適用されたステップ]ウィンドウに記録して、後でプロセスを繰り返すことができるようにします。

初期設定が完了したら、ソース データを更新して、 リフレッシュ。 Excel では同じ手順が自動的に再度実行され、数時間のクリーンアップ作業が数秒の準備作業に変わります。完成した結果はすぐに Excel テーブルにロードして、数式、グラフ、分析にすぐに使用できます。

最高の Excel ワークフローは進化し続けます

あなたが最も頻繁に使用するツールが、最も派手なものであることはめったにありません。これら 6 つの機能は、すべてのスプレッドシートをよりクリーンで、保守しやすく、より便利にするため、私にとって心に残ります。しかし、それは私のワークフローが永遠に同じであるという意味ではありません。 Excel の新しい機能を発見し続けると、その中には、何年も早く知りたかったと思う機能も含め、徐々に私の仕事のやり方にとって不可欠なものも含まれています。