今週末 (7 月 24 ～ 26 日) でテストできる、Excel の時間を節約する 5 つのヒント

今週末、適切​​な Excel ツールを数分間試してみるだけで、今後数週間の時間を節約できる可能性があります。これら 5 つの組み込み機能は、巨大なワークブックのスクロール、貼り付けられたデータのクリーンアップ、問題のあるセルの発見などの一般的なフラストレーションに対処するため、月曜の朝からすぐに使用できます。

名前ボックスを使用して大きなワークブックを移動する

何千もの行や列をスクロールするのをやめる

Excel を使用するほとんどの人は、グリッドの左上にある名前ボックスを単純なステータス インジケーターとしてのみ扱います。実際には、これは大きなワークブック間を移動するためのファスト パス ナビゲーション バーとしても機能します。

小さなスクロールバーのサムネイルを行 50,000 を超えてドラッグすると、必然的にターゲットを超えてしまうのではなく、ターゲットのセルに直接ジャンプできます。また、名前付き範囲を使用して、数百の行を選択したり、ワークブックの重要な領域 (異なるワークシートを含む) 間を移動したりする必要がある場合にも、大幅な時間の節約になります。

1. 内をクリックします ネームボックス 数式バーの左側。

2. あなたの名前を入力してください ターゲットセルの座標、 のような A650を押して、 入力。

3. と入力して領域全体を選択します。 範囲参照 のように D2:J100 そして押します 入力。

4. をクリックします。 ドロップダウン矢印 既存のテーブルまたは名前付き範囲に直接ジャンプします。

生の数値をより速く答えに変換する

概要ビューとビジュアル レポートを最初から作成するには、時間と忍耐が必要です。組み込みのデータ分析機能は、アクティブなシートをスキャンし、概要と視覚化を生成します。このツールは、何千行もの馴染みのないスプレッドシートを継承し、傾向を迅速に特定する必要がある場合に特に役立ちます。

1. ワークシートを開き、ワークシート内の任意の場所をクリックします。 データテーブル。

2. Excel のバージョンに応じて、[ホーム]タブに移動し、リボンの右端にある[データの分析]をクリックします。

3. レビュー 生成された集計、ピボットテーブル、グラフ。

4. をクリックします。 入れる ボタンをクリックして、提案された表またはグラフをワークシートに追加します。

OS

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Ctrl+Shift+V を使用して、不要な書式設定を行わずに値を貼り付けます

標準の Ctrl+V ショートカットを使用してデータを Excel に貼り付けると、フォントの不一致、背景色、書式の破損が発生することがよくあります。ただし、Ctrl+Shift+V を使用すると、基になる値のみを貼り付けることができるため、データの再フォーマットに時間を無駄にする必要はありません。

このショートカットは、灰色の背景のボックスを表示せずに Web ページからデータを貼り付ける、表のフォント スタイルを壊さずに電子メールからリストを取得する、不要な計算を行わずに別のブックから値をコピーするなどの日常的な煩わしさを解決します。

違いを確認するには、同じデータを 2 回貼り付けてみます。1 回目は通常どおり、もう 1 回目は値のみのショートカットを使用します。

1. を選択してコピーします ソーステキストまたはデータ を使用して Ctrl+C。

2. クリックしてください 宛先セル Excel ワークシート内で。

3. まず、 を押します Ctrl+V データが通常どのように Excel に貼り付けられるかを確認します。私の例では、名前は小さなフォントで表示され、2 行に折り返され、ワー​​クシートに不要な余分なスペースが含まれています。

4. さて、押した後、 Ctrl+Z 貼り付けを元に戻すには、 を押します Ctrl+Shift+V 値のみを貼り付け、ワークシートの既存の書式設定を維持します。

「特別に移動」を使用してシート全体で問題のあるセルを見つけます

何千ものセルを手動で探すのはやめましょう

大規模なワークシート内で数式、ハードコードされた値、またはその他の特定のセル タイプを検索すると、必要以上に時間がかかることがあります。 Go To Special は、スプレッドシート全体でこれらのセルを瞬時に検索して選択し、時間のかかる手動レビューを迅速な監査に変えます。

「特別に移動」を開く前に、Excel でチェックする領域を選択します。単一のセルをクリックしてワークシート全体を検索するか、データの一部のみを検索する場合は特定の範囲を強調表示します。それから：

1. プレス F5、またはに移動します ホーム > 検索と選択 > スペシャルに移動。

2. 押したら F5、 クリック 特別 ポップアップウィンドウの下部にある

3. 特定のものを選択してください カテゴリ 数式、定数、データ検証を含むセルなどを分離する必要があります。

クリックすると わかりましたシート上または選択した範囲内の一致するすべてのセルが同時に選択されます。すべてに同じ書式設定を適用できます。 入力 選択した各セルを 1 つずつ移動するか、値を 1 回入力して を押します。 Ctrl+Enter 選択したすべてのセルを同時に塗りつぶします。

新しいウィンドウを開いて、同じファイルの 2 つの部分を表示します

常に前後にスクロールせずに、離れたシートを比較します

別々のタブ間または遠く離れた行間で数値をクロスチェックするには時間がかかり、多くの場合エラーが発生します。新しいウィンドウ機能を使用してアクティブなファイルの 2 番目のウィンドウを開くと、ワークブックの別々のコピーを開かなくても、2 つの別々の領域を同時に表示できます。

この設定により、概要シートとその背後にある生データを比較するなどのタスクが変換されます。 2 番目のウィンドウで未加工データ シートをスクロール、フィルタリング、または数式入力を確認している間、主な概要タブを表示したままにすることができます。

1. 確認する必要があるワークブックで、 ビュー タブ。

2. クリック 新しいウィンドウ をクリックして、ドキュメントの同期ビューを起動します。

3. 2 番目のウィンドウを開いた後、次のウィンドウに戻ります。 ビュー タブ、クリック 全部並べるを選択し、ワークフローに最適なレイアウトを選択します。

   1. タイル張り 開いているすべてのワークブック ウィンドウを画面全体に自動的に配置します。
   2. 水平 ウィンドウを上下に積み重ねます。
   3. 垂直 ウィンドウを並べて配置します。これは通常、データを比較するのに最適です。
   4. カスケード ウィンドウを重ねて表示すると、ウィンドウをすばやく切り替えることができます。

4. 1 つのウィンドウでデータを編集すると、 変更は自動的に更新されます 開いているすべてのビューにわたって。

5. 終わったら、 余分なウィンドウをすべて閉じます。残りのウィンドウは通常のワークブック ビューとして続行されます。

Excel ワークフローを最適化し続ける

これらの時間を節約する Excel のヒントをテストしたら、まだ発見されていない可能性があるあまり知られていない Excel 機能の先週末のまとめを参照して探索を続けてください。これらのツールを併用すると、スプレッドシートを検索する時間を短縮し、Excel の組み込み機能を使用して作業を完了する時間を増やすことができます。