すべての Microsoft Outlook ユーザーが知っておくべき 10 のハック

Outlook は、ほとんどの人にとって Gmail の最良の代替手段の 1 つです。 Microsoft の電子メール サービスは無料で、Gmail にはない機能がたくさんあります。同時に、Gmail からアクセスしている場合に使用したくなる共有機能がいくつかありますが、これらはデフォルトでは有効になっていません。私は Outlook の電子メール サービスを 10 年以上使用してきましたが、これらは受信トレイを整理しているときに発見した最高のハックです。

画像のダウンロードを無効にして、怪しい会社による電子メールの追跡を防ぎます

企業や組織は、ユーザーがメールを開いたかどうかを確認するためにピクセル トラッキングを使用することがよくあります。これらの電子メールにはすべて、開封時に送信者に開封確認を送信する隠し追跡ピクセルが含まれています。 Outlook のデフォルト設定は最悪の事態からユーザーを保護しますが、アカウントを保護するためにいくつかの追加手順を実行する必要があります。 Outlook.com にアクセスして、アカウントにログインします。右上隅にある歯車アイコンをクリックして設定を開きます。さあ、ここに行ってください メール > 迷惑メール。[セキュリティ オプション]で、次を選択します。 安全な送信者とドメインのリストに含まれていないユーザーからの添付ファイル、写真、リンクをブロックする。

電子メールを送信する人を手動で精査する必要があるため、これはすべての人に適しているわけではないことに注意してください。ただし、セキュリティの観点から見ると、これは電子メールの追跡、フィッシング、詐欺の試みに対する最良のツールです。に行くこともできます Outlook 設定 > メール > レイアウトを選択してください 送信者の画像を表示しない プライバシー保護の層をさらに追加します。同様のメモで、次の場所にアクセスできます。 メッセージ処理 同じ設定ページのタブをクリックして、チェックを外します ショッピング関連のメッセージの場合は、メッセージ ヘッダーに送信者のロゴと関連リンクを表示します。。

「安全な送信者」を使用して、Outlook が正常な電子メールをスパムに送信しないようにします

Outlook の「差出人セーフ」リストを使用すると、信頼できる連絡先リストにユーザーを追加できます。これらの人々からの電子メールはスパムに送信されず、ブロックされたリンクや添付ファイルなどの制限の対象にもならないため、上記のハッキングを使用する人にとっては最適です。この機能を使用すると、銀行からの口座明細や雇用主からの給与明細などの重要な電子メールがスパムに送信されないようにすることができます。始めるには、にアクセスしてください Outlook の設定 > メール > 迷惑メール > 安全な送信者の追加。を選択することもできます。 安全なメーリングリスト タブをクリックして、メーリング リストを差出人セーフ リストに追加します。これは、お気に入りの出版物のニュースレターや、会社からの安全関連のメールに最適です。

自動受信トレイ スイープを実行して 24 時間ごとにメールを削除します

クレジット: プラナイ・パラブ

Outlook の最も優れた機能の 1 つはスイープです。特定の送信者からのメールがないか受信トレイを自動的にチェックし、指示に従って乱雑なメールを管理します。たとえば、私の銀行は、クレジット カードでの取引ごとに電子メールを送信します。ある時点で、私は 150 件以上の使い道のない未読メールを見ていました。そこで、スイープを使用して過去 10 日間のトランザクション メールを保存し、残りをアーカイブしました。設定するには、受信トレイ内の任意のメールを選択し、 家 Outlook のデスクトップまたは Web アプリのページ上部にあるタブ。選択 スイープをクリックすると、その送信者からのメールをどうするかを尋ねるポップアップが表示されます。ここには 4 つのオプションがあります。

• 受信トレイフォルダーからすべてのメッセージを移動します

• 受信トレイフォルダーからすべてのメッセージと今後のメッセージを移動します。

• 常に最新のメッセージを保持し、残りを受信トレイ フォルダーから移動します。

• 10 日より古いメッセージは必ず受信トレイ フォルダーから移動してください

これらのメッセージを移動する場所を選択するためのドロップダウン メニューもあります。私は通常、上記の最後の 2 つのオプションのいずれかを選択し、残りのメッセージをアーカイブ フォルダーまたは削除済みアイテムに移動します。私はこの機能を数年間使ってきましたが、バックグラウンドで問題なく動作しています。スイープ ルールを変更または削除したい場合は、次のサイトにアクセスしてください。 Outlook 設定 > メール > スイープ。

1 回のスワイプでメールを削除するジェスチャーを構成する

Outlook のモバイル アプリは、メールを手動で開かなくても迅速に優先順位を付けるためのジェスチャをサポートしています。左または右にスワイプして、メールをアーカイブ、削除、またはレポートできます。ただし、これらのジェスチャはニーズに合わせてカスタマイズできます。に行く Outlookの設定 モバイルアプリで、に移動します 電子メール > スワイプ オプション。このページでは、右または左にスワイプしたときの動作を選択します。便利なオプションには、削除、アーカイブ、フラグ付け/フラグ解除、既読/未読マーク付け、スヌーズ、読み取りとアーカイブなどがあります。

Outlook のデスクトップおよび Web アプリで、次の場所に移動します。 Outlook 設定 > メール > アクションのカスタマイズ。これにより、スワイプ ジェスチャ (タッチスクリーンを備えたラップトップの場合) およびクイック アクション (受信トレイ内の各メールに表示されるボタン) を構成できるようになります。私は受信トレイにメールをピン留めしないので、これを使用してピンボタンをアーカイブに置き換えました。各メールに対して最大 4 つのアクションを選択できます。

Copilot AI をオフにし、Microsoft のデータ収集を無効にする

クレジット: プラナイ・パラブ

Outlook のモバイル、デスクトップ、Web アプリで、次の場所に移動します。 設定 > コパイロット、無効にします コパイロットをオンにする。これにより、アプリのほぼすべての AI 機能が無効になります。あなたも行くべきです Outlook 設定 > メール > スマート提案、オフにします 返信候補を表示。

Microsoft はまた、大量のデータを収集し、Outlook アカウントで AI サービスを有効にします。これを無効にしたい場合は、次の場所に進んでください。 Outlook 設定 > メール > プライバシーとデータ > プライバシー設定。このページのすべてのオプションをオフにすると、オプションの診断データ収集が無効になり、Microsoft が電子メールの「接続されたエクスペリエンス」を分析できなくなり、受信トレイ内の電子メールにリンクされたオンライン コンテンツが無効になります。選択することもできます 履歴の削除 Outlook から検索履歴をクリアします。ついでに、に行ってください メール > 作成して返信する、無効にします Microsoft Edgeの自動入力。この機能を有効にすると、Microsoft Edge は Outlook の受信トレイから情報 (フライト情報) を自動入力します。この機能は、Edge を頻繁に使用する人にとっては便利かもしれませんが、そうでない人にとってはあまり役に立ちません。

この記事の執筆中に、Outlook の隠された一括購読解除機能を発見しました。この機能では、受信トレイ内のすべての購読を一覧表示し、メールを 1 通も開かずにすべての購読を解除できます。試してみるには、次のサイトにアクセスしてください Outlook 設定 > メール > サブスクリプション。をクリックします。 購読を解除する いずれかのリストの横にある ボタンをクリックすると、残りの作業は Outlook が処理します。

Gmail のキーボード ショートカットに切り替えてメール操作を高速化します

私は Outlook のキーボード ショートカットがあまり好きではありませんでした。例として、「Ctrl-N」を押すと、Outlook で新しいメールが開きます。 Gmailでは「C」です。 Ctrl-N はより馴染みのあるショートカットですが、単一のキーストロークを使用するほど高速ではありません。幸いなことに、Outlook で Gmail のキーボード ショートカットを使用すると、時間を大幅に節約できます。私がこのハックを気に入っているのは、ほとんどの人が Gmail をメインの電子メール アカウントとして使用しているため、電子メール用のショートカットを 2 セット覚えておく必要がないからです。これを設定するには、次の場所に移動してください Outlook の設定 > 一般 > アクセシビリティ > キーボード ショートカット。選択 Gメールこれで準備完了です。 Google では、復習が必要な場合に備えて、Gmail のすべてのキーボード ショートカットをここにリストしています。

「クイックステップ」を使用して、ワンクリックでメールに既読のマークを付けてアーカイブする

クレジット: プラナイ・パラブ

私はメールに既読のマークを付けてアーカイブすることが多く、Outlook の「クイック ステップ」を使用してシングルクリックのワークフローを設定しています。に行くことでそれも行うことができます Outlook の設定 > メール > クイック ステップ。クイック ステップに名前を付け、次のようなアクションを選択します。 既読としてマークするをクリックして、 別のアクションを追加する ボタン。選択できるようになりました に移動します、 に続く アーカイブ。同じページで、このアクションのキーボード ショートカットを追加し、 保存。これは、クイック ステップで実行できることの基本的な例です。ニーズに合わせて複数ステップのワークフローを設定できます。これには、メールの分類、メールのタスクへの変換、メール会話のミュートなどが含まれます。

不完全なメールを誤って送信しないように送信取り消しを設定する

「送信」ボタンを押した直後にメールを送信したことを後悔したことがあるのは、あなただけではありません。 Gmail では送信取り消し機能が有効になっていますが、Outlook ではそうではありません。から手動で有効にする必要があります Outlook 設定 > メール > 作成して返信 > 送信を取り消す。スライダーを使用してタイマーを 0 ～ 30 秒の間で設定します。これは、自分の名前のスペルを間違えた電子メールの送信を停止するまでの時間を設定します。 （そこに行った、やったことがある。）

Outlook の電子メール フィルターを構成して、自分に直接送信されたメッセージを強調表示する

Outlook のルール機能を使用すると、電子メールの cc または bcc フィールドにマークが付けられているメッセージをフィルターで除外できます。こうすることで、自分に直接宛てられたメールに焦点を当て、残りを別のフォルダーに移動できます。これを設定するには、次の場所に移動してください Outlook 設定 > メール > ルールを選択し、 新しいルールを追加。このルールに名前を付け、選択します To ラインにいません 条件としては。アクションフィールドで、選択します に移動しますをクリックしてフォルダーを選択します。選択 さらなるルールの処理を停止する さらなるルールの競合を回避するには、 保存。これで、CC または BCC にあるすべてのメールは新しいフォルダーに移動され、受信トレイはダイレクト メッセージ専用のままになります。