未読のメールが大量にあるというシナリオはご存知でしょう。送られてくるものが多ければ多いほど、不安はさらに大きくなり、それらを整理するのが先延ばしになってしまいます。どの質問にどのような順序で返信するかをどのように決めますか?
未読の量がそれほど多くない場合でも、選択によって勤務日がどうなるかが決まります。一般に、後入れ先出し (LIFO) アプローチと先入れ先出し (FIFO) アプローチのどちらかを選択する必要があります。私の意見では、最良の選択は LIFO です。
LIFO と FIFO とは何ですか?
LIFO と FIFO は金融業界で生まれた用語で、それぞれ「後入れ先出し」と「先入れ先出し」を表します。これらは会計士が在庫を説明するためによく使用しますが、電子メールなど、商品が「入ってくる」あらゆるものを指す場合もあります。この文脈では、最も古い未読メールまたは最も新しい未読メールに最初に応答し、そこから逆の方向に進むことを指します。
電子メール管理において FIFO よりも LIFO が優れているのはなぜですか?
LIFO (古いメールよりも先に最新のメールに返信する習慣) は、正当な理由から FIFO よりも一般的です。最新のメールは、時間に敏感で、関連性があり、返信されないまま他の人の作業を積極的にブロックする可能性が最も高いメールです。一方、メッセージが古くなるほど、完全な応答の枠がすでに閉じられている可能性が高くなります。その時点で、ストレスを感じても魔法のように時間厳守になるわけではなく、速度が低下するだけです。目の前のことに集中することで、即応性を維持し、現在の仕事量を最大限にこなすことができます。これが通常、あなたの仕事 (または人生) で実際に得られるものです。
「でも、古いものを長く放置しすぎたらどうなるでしょうか？」あなたは心配します。やめてください。過去のものが本当に緊急または重要である場合は、フォローアップが表示されます。たとえそれがあなたにとって恥ずかしいことであっても、手元にある古いコンテンツが LIFO の領域にぶつかることになります。 LIFO は基本的に、古い問題は自動的に解決されるか、必要に応じて再び注意を向けられるという考えに基づいています。それは、見逃したことを自分に猶予を与えて、代わりに今すぐに対処できることに集中するようなものです。必要なときにこれに頼るのが最も効果的ですが、今後は受信メールをよりタイムリーに処理することに努めてください。あまりにも多くのメールを見逃したり、あまりにも多くのフォローアップを得る必要がある場合、あなたの評判は打撃を受けます。一般に LIFO が最も効果的であるのはこのためです。後入力に応答する習慣を身につけると、最終的には先入力メッセージがまったく受信されなくなります。
これまでのところどう思いますか？
もちろん、そういう場合もあるかもしれませんが、 しないでください フォローアップを取得するか、過去の重要なことを本当に見逃しています。週に 1 日程度、電子メール管理を FIFO モードで実行するためにブロックしていた時間を利用し、電子メールを時系列に逆順に調べて、大きなものを見逃していないことを確認します。ただし、FIFO を一貫して使用しすぎると、悪影響が生じる可能性があります。常に過去のタスクに取り組んでいると、すぐに対処する必要がある、より緊急性の高い新しいタスクを見逃してしまう危険があります。たまには 1 日分の時間を取っておき、その時間を日々の差し迫った問題に対処するために使いましょう。
どちらの戦略でも重要な要素はタイミングです。理想的にはタイムボックスなどのスケジュール戦略を使用して、毎日電子メール管理の時間を確保してください。中断のない特定の時間を受信トレイの管理に充てると、メールの管理がより実行しやすくなり、最初から実際にメールを処理できるようになります。一方、1 日を通じて散発的にメールに返信すると、気が散ったり、先延ばしにしたりする可能性が高くなります。
LIFO の考え方を採用するのに苦労している場合は、「ワンタッチ」方法を検討してください。このより強力なアプローチでは、すべてのメールを受信したらすぐに開封することになります。それはあなたに決してやめさせない習慣を構築することを強制するでしょう どれでも メールはあなたから離れます。電子メールを開いて返信し、後で必要になるかどうかに応じて、削除するかアーカイブします。応答が必要ない場合は、さらに良いです。必要なタスクを To Do リストにスケジュールし、作業を続けます。メッセージが届いたらすぐに開いたため、メッセージにすぐに気づくだけで、必要なときにタスクを完了できる可能性が高くなります。