今週末 (9 月 4 ～ 6 日) に試してみる価値のある 3 つのあまり知られていない Excel ツール

Excel には、日常のスプレッドシート作業を容易にする機能がたくさんありますが、最も便利な機能のいくつかは驚くほど見落とされがちです。今週末、実験する少しの時間があれば、私のお気に入りの隠れた逸品を 3 つ試してみてください。

カスタム リストは Excel に独自の順序を教えることができます

実際に作業する方法で Excel に入力および並べ替えを行う

Excel は、日曜日の後に月曜日が来て、1 月の後に 2 月が来ることをすでに知っています。ただし、自分の作業方法に固有のシーケンスを教えることもできます。カスタム リストを使用すると、独自の順序を作成し、Excel のフィル ハンドルや並べ替えツールで使用できます。たとえば、プロジェクト トラッカーは、高、中、低の 3 つの優先順位を使用する場合があります。

このシーケンスを作成するには:

1. に行く ファイル > オプションを開き、 高度な メニュー。

2. までスクロールして、 一般的な セクションをクリックして カスタムリストの編集。

3. 選択 新しいリスト。

4. 項目を希望の順序で入力してください。

5. クリック 追加、 それから わかりました。

次に、次のように入力します 最初の言葉 リスト内のセルに入れて、 フィルハンドルを下にドラッグします。その単語を繰り返す代わりに、Excel は作成した順序で次の項目を続行します。一連の列見出しまたは別の繰り返し構造を作成する場合は、シーケンスを行全体にドラッグすることもできます。

これはニッチなシナリオでのみ役立つと思われるかもしれませんが、 カスタムリスト 独自のロジックに従ってデータを並べ替える必要がある場合に、本当に利益を得ることができます。 Excel の標準的なアルファベット順の並べ替えでは、これらの優先順位は高→低→中という順序で配置されますが、これはほとんど役に立ちません。カスタム リストを使用すると、定義した順序に従って Excel でデータを並べ替えることができます。その方法は次のとおりです。

1. テーブルを選択してください。

2. に行く データ > 並べ替え。

3. を選択します。 カラム 並べ替えたい。

4. 選ぶ カスタマイズされたリスト からの 注文 メニュー。

5. を選択します。 カスタムリスト 作成した後、クリックします わかりました。

Excel は、その階層に従ってテーブル全体を並べ替えます。

各項目を手動で入力するのではなく、既存のワークシートから長いシーケンスをインポートすることもできます。作成したリストは Excel の設定に保存されるため、同じコンピューター上の他のブックで再度使用できます。

範囲を最新の状態に保つ画像に変換します

ブックのある部分から別の部分にセルをコピーするのは簡単ですが、元のデータが変更されると、通常のコピーはすぐに古くなってしまう可能性があります。 Excel のカメラ ツールは、元のセルにリンクされたままのセル範囲の画像を作成します。ソースデータを変更すると、画像も更新されます。

これは、ダッシュボードを作成するときに特に役立ちます。詳細な月次予算が 1 つのワークシートにあり、別のダッシュボードにそれらの数値を表示する必要があるとします。セルをコピーして 2 番目のバージョンを維持する代わりに、次を使用します。 カメラ ダッシュボードに元の範囲を表示します。

まず、追加する必要があります カメラ あなたへ クイックアクセスツールバー (QAT):

1. をクリックします。 下矢印 リボン上の任意のタブの右側にある見たら クイックアクセスツールバーを表示をクリックして QAT をアクティブにします。

2. をクリックします。 QATの下矢印 そして選択します その他のコマンド。

3. 選択 すべてのコマンド で 次からコマンドを選択します メニュー。

4. スクロールして選択します カメラ、 クリック 追加 QAT に追加するには、 わかりました。

QAT にカメラが表示されます。

今、 セルを選択します 表示したいものをクリックします カメラに移動します。 宛先ワークシート、 そして クリックしてドラッグする 画像を配置します。結果は、ソース範囲との接続を維持しながら、通常の画像のように見えます。元のセルで予算数値または一部の書式設定が変更されると、画像内の対応する数値も変更されます。

キャプチャされた範囲は移動したりサイズ変更したりすることもできるため、グラフ、見出し、またはその他のダッシュボード要素と並べて配置することが簡単になります。

カメラは固定範囲で最もよく機能します。ソースが定期的に拡張される Excel テーブルである場合、新しく追加された行がキャプチャされたイメージに表示されない場合があります。また、グラフや別のオブジェクトをキャプチャしたい場合は、オブジェクト自体ではなく、その背後にあるセルを選択します。

データを分析すると、数式を使わずに洞察を見つけることができます

Excel に調査作業の一部を実行させます

大規模なレコードのテーブルを操作している場合、有用なパターンを見つけるには、数式を作成したり、ピボットテーブルを作成したり、データを手動で並べ替えたりフィルター処理したりする必要がある場合があります。データの分析 (以前の名前) アイデア) を使用すると、はるかに迅速に有用な開始点を得ることができます。 Excel for Microsoft 365 を使用しており、インターネット接続がある場合は、このツールを使用して、構造化データセットのパターンと概要を自動的に検査できます。

使用するには、 単細胞 データ内でクリックします データを分析する で データ タブ。 Excel の一部のバージョンでは、このボタンは 家 タブ。 Excel では、検出した情報に基づいて自動的に生成されたインサイト カードを含むウィンドウが開きます。

ペインの上部にあるボックスに質問を入力することもできます。たとえば、このデータセットには「ジャンル」列と「評価」列が含まれているため、「各ジャンルの平均評価はどれくらいですか?」と尋ねることができます。 Excel はデータを分析し、概要表や視覚化を含む結果を生成します。

結果が役立つ場合は、コンテキスト アイコンをクリックしてください。 入れる ボタンをクリックして、生成されたグラフ、ピボットテーブル、またはピボットグラフをワークシートに追加します。データに基づいて Excel が生成する提案された質問の 1 つを試すこともできます。

データの分析は、ソースが適切に構造化されている場合に最も効果的に機能します。データに単一のヘッダー行があることを確認し、不要な空白の行や列を避けてください。範囲を Excel テーブルとしてフォーマットする Ctrl+T も良いアイデアです。

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Excel には常に発見がたくさんあります

今週末は、Excel のあまり知られていない機能をいくつか探索するには最高の週末です。 カスタムリスト Excel を好みの順序に従わせることができます。 カメラ ワークブック内の他の場所で重要なセルのライブビューを維持できます。 データを分析する テーブル内のパターンを素早く発見できます。 Excel には非常に多くの機能が隠されているため、発見に終わりはありません。したがって、まだ探索する時間があれば、スプレッドシートのスキルをさらに強化できる、あまり知られていない Excel のクリックをいくつか見てみましょう。